Facturen aanmaken en beheren

Overzicht

Deze gids legt uit hoe je facturen maakt, bewerkt, uitgeeft en beheert in het systeem.

Stap 1 – Een nieuwe factuur aanmaken

Optie 1: Starten vanaf een kaart

• Klik op de knop “Nieuwe kaart”
• Selecteer “Nieuwe factuur”

Optie 2: Starten vanuit het facturatieproduct

• Klik op “Nieuwe factuur”
• Vul de contactgegevens van de klant in

Stap 2 – De hoofddetails van de factuur bewerken

Let op: Voor het uitgeven van een factuur is een volledig postadres van de klant vereist. Ontbreekt dat, dan toont het systeem een foutmelding. Klik dan op de knop “Bewerken” boven de klantgegevens en vul de nodige details in.

Hoofddetails die je kunt instellen:

• Contactgegevens van de leverancier
• Contactgegevens van de klant
• Betaalmethode
• Uitgiftedatum
• Vervaldatum
• btw-type

Stap 3 – Regels toevoegen (producten of diensten)

Als de hoofddetails klaar zijn, kun je producten of diensten aan de factuur toevoegen.

• Zodra je minimaal 3 tekens typt in het veld met de naam van het item, laat het systeem suggesties zien uit je productdatabase.
• Staat er geen passende suggestie tussen, dan kun je handmatig een nieuw item aanmaken door de naam, prijs, eenheid en btw-waarde in te voeren. Die wordt opgeslagen voor later gebruik.

Na het toevoegen van items:

• Stel per-itemkortingen in indien nodig door op elk item te klikken
• Je kunt items verwijderen wanneer je wilt

Stap 4 – De factuur uitgeven

Als je regels definitief zijn, klik je op de knop “Uitgeven” om de factuur te genereren.

Je krijgt de keuze om:

• Alleen de factuur uit te geven
• Uit te geven en meteen naar de klant te sturen (e-mail vereist)

Je kunt dit proces op elk moment annuleren door op “Annuleren” te klikken.

Belangrijk: Na uitgifte kun je de factuurgegevens of -inhoud niet meer wijzigen en kan de factuur niet worden verwijderd. Facturen met fouten moet je ongeldig maken door een storno-factuur aan te maken.

Na het uitgeven wordt het “VOORBEELD”-watermerk van het document verwijderd. Je kunt de factuur later als betaald markeren of indien nodig een storno uitgeven.

Ontvangstbewijs uitgeven (alleen contante betalingen)

Als de geselecteerde betaalmethode “Contant” is, kun je een bijbehorend ontvangstbewijs genereren.

Je vindt de stappen op de specifieke pagina voor ontvangstbewijzen.

Een factuur verwijderen (voor uitgifte)

Facturen kunnen alleen worden verwijderd voordat ze officieel zijn uitgegeven.

Een conceptfactuur verwijderen:

• Klik op het driepuntsmenu (⋮)
• Selecteer “Naar prullenbak verplaatsen”

Na uitgifte is verwijderen niet meer mogelijk. Gebruik in dat geval een storno.

Storno van een uitgegeven factuur

Een storno-factuur genereren:

• Klik op de knop “Storno” op de uitgegeven factuur
• Bevestig met “Ja” wanneer daarom wordt gevraagd

Het systeem maakt automatisch een gekoppelde storno-factuur aan en zet de status van de oorspronkelijke factuur op “Storno.”

Bedrijven zonder btw-registratie

Als je bedrijf niet btw-geregistreerd is, kun je deze instelling aanpassen:

• Ga naar Instellingen → Producten
• Klik op de module “Facturatie”
• Pas de instelling van het btw-selectievakje aan zodat die overeenkomt met de status van je bedrijf
• Klik op “Opslaan” om te bevestigen