Oprettelse og administration af fakturaer

Oversigt

Denne vejledning forklarer, hvordan du opretter, redigerer, udsteder og administrerer fakturaer i systemet.

Trin 1 – Udsted en ny faktura

Mulighed 1: Start fra et kort

• Klik på knappen “Nyt kort”
• Vælg “Ny faktura”

Mulighed 2: Start fra faktureringsproduktet

• Klik på “Ny faktura”
• Udfyld kundens kontaktoplysninger

Trin 2 – Rediger fakturaens hovedoplysninger

Bemærk: En komplet postadresse for kunden kræves for at udstede en faktura. Hvis den mangler, viser systemet en fejlmeddelelse. For at rette dette skal du klikke på knappen “Rediger” over kundens oplysninger og udfylde de nødvendige felter.

Hovedoplysninger du kan angive:

• Leverandørens kontaktoplysninger
• Kundens kontaktoplysninger
• Betalingsmetode
• Udstedelsesdato
• Forfaldsdato
• Momstype

Trin 3 – Tilføj linjeposter (produkter eller ydelser)

Når hovedoplysningerne er angivet, kan du begynde at tilføje produkter eller ydelser til fakturaen.

• Når du indtaster mindst 3 tegn i feltet for varenavn, viser systemet forslag fra din produktdatabase.
• Hvis der ikke findes et matchende forslag, kan du oprette en ny post manuelt ved at indtaste navn, pris, enhed og moms. Den bliver gemt til fremtidig brug.

Efter at have tilføjet poster:

• Angiv rabatter pr. post efter behov ved at klikke på hver post
• Du kan fjerne poster efter behov

Trin 4 – Udsted fakturaen

Når dine linjeposter er på plads, skal du klikke på “Udsted” for at generere fakturaen.

Du bliver bedt om enten at:

• Udstede fakturaen
• Udstede og sende den til kunden (e-mail påkrævet)

Du kan til enhver tid afbryde processen ved at klikke på “Annuller.”

Vigtigt: Når en faktura er udstedt, kan data eller indhold ikke ændres, og fakturaen kan ikke slettes. Fakturaer med fejl skal annulleres ved at oprette en stornofaktura.

Efter udstedelse fjernes vandmærket “SAMPLE” fra dokumentet. Senere kan du markere fakturaen som betalt eller udstede en storno efter behov.

Udsted en kvittering (kun kontantbetalinger)

Hvis den valgte betalingsmetode er “Kontant,” kan systemet generere en tilsvarende kvittering.

Du finder de guidede trin på den dedikerede side om kvitteringer.

Slet en faktura (før udstedelse)

Fakturaer kan kun slettes, før de officielt udstedes.

Sådan slettes en kladdefaktura:

• Klik på menuen med tre prikker (⋮)
• Vælg “Flyt til papirkurv”

Når den først er udstedt, er sletning ikke længere muligt. Brug i så fald en storno i stedet.

Storno (annullering) af en udstedt faktura

Sådan genererer du en stornofaktura:

• Klik på knappen “Storno” på den udstedte faktura
• Bekræft med “Ja”, når du bliver bedt om det

Systemet genererer automatisk en tilknyttet stornofaktura og ændrer status på den oprindelige faktura til “Storno.”

Virksomheder uden moms

Hvis din virksomhed ikke er momsregistreret, kan du opdatere denne indstilling:

• Gå til Indstillinger → Produkter
• Klik på modulet “Fakturering”
• Skift afkrydsningsfeltet “Moms” så det afspejler din virksomheds status
• Klik på “Gem” for at bekræfte