Opprette og administrere fakturaer

Oversikt

Denne veiledningen forklarer hvordan du oppretter, redigerer, utsteder og administrerer fakturaer i systemet.

Trinn 1 – Utsted en ny faktura

Alternativ 1: Starte fra et kort

  • Klikk på “Nytt kort”
  • Velg “Ny faktura”

Alternativ 2: Starte fra faktureringsproduktet

  • Klikk på “Ny faktura”
  • Fyll inn kundens kontaktinformasjon

Trinn 2 – Rediger hoveddetaljene for fakturaen

Merk: En fullstendig postadresse for kunden er påkrevd for å utstede en faktura. Hvis den mangler, vil systemet vise en feilmelding. For å rette dette, klikk på “Rediger” over kundeinformasjonen og fyll inn nødvendige opplysninger.

Hoveddetaljer du kan angi:

  • Leverandørens kontaktinformasjon
  • Kundens kontaktinformasjon
  • Betalingsmåte
  • Utstedelsesdato
  • Forfallsdato
  • MVA-type

Trinn 3 – Legge til varelinjer (produkter eller tjenester)

Når hoveddetaljene er satt, kan du begynne å legge til produkter eller tjenester på fakturaen.

  • Når du skriver minst 3 tegn i navnefeltet for varelinjen, viser systemet forslag fra produktdatabasen din.
  • Hvis ingen forslag passer, kan du opprette en ny vare manuelt ved å angi navn, pris, enhet og MVA-sats. Den blir lagret for fremtidig bruk.

Etter at du har lagt til varer:

  • Angi rabatter per varelinje ved behov ved å klikke på hver vare
  • Du kan fjerne varer ved behov

Trinn 4 – Utstede fakturaen

Når varelinjene er ferdigstilt, klikker du på “Utsted” for å generere fakturaen.

Du blir bedt om å enten:

  • Kun utstede fakturaen
  • Utstede og sende den til kunden (e-post kreves)

Du kan når som helst avbryte denne prosessen ved å klikke “Avbryt.”

Viktig: Når den er utstedt, kan fakturaens data eller innhold ikke endres, og fakturaen kan ikke slettes. Fakturaer med feil må annulleres ved å opprette en stornofaktura.

Etter utstedelse fjernes vannmerket “SAMPLE” fra dokumentet. Du kan senere markere fakturaen som betalt eller utstede en storno ved behov.

Utstede kvittering (kun kontantbetalinger)

Hvis valgt betalingsmåte er “Kontant,” lar systemet deg generere en tilhørende kvittering.

Du finner veiledede trinn på den dedikerte siden for kvitteringer.

Slette en faktura (før utstedelse)

Fakturaer kan bare slettes før de er offisielt utstedt.

Slik sletter du en kladdfaktura:

  • Klikk på menyen med tre prikker (⋮)
  • Velg “Flytt til papirkurv”

Når den er utstedt, er sletting ikke lenger mulig. Bruk i stedet en storno.

Storno (annullering) av en utstedt faktura

Slik genererer du en stornofaktura:

  • Klikk på “Storno”-knappen på den utstedte fakturaen
  • Bekreft med “Ja” når du blir bedt om det

Systemet genererer automatisk en tilknyttet stornofaktura og endrer statusen til den opprinnelige fakturaen til “Storno.”

Selskaper uten MVA-registrering

Hvis virksomheten din ikke er MVA-registrert, kan du oppdatere denne innstillingen:

  • Gå til Innstillinger → Produkter
  • Klikk på “Fakturering”-modulen
  • Endre avmerkingsboksen for MVA slik at den gjenspeiler selskapets status
  • Klikk “Lagre” for å bekrefte