Rechnungen erstellen und verwalten

Überblick

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Rechnungen im System erstellen, bearbeiten, ausstellen und verwalten.

Schritt 1 – Neue Rechnung ausstellen

Option 1: Ausgehend von einer Karte

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Neue Karte”
Wählen Sie “Neue Rechnung”

Option 2: Ausgehend vom Rechnungsmodul

Klicken Sie auf “Neue Rechnung”
Füllen Sie die Kontaktdaten der Kundin/des Kunden aus

Schritt 2 – Hauptangaben der Rechnung bearbeiten

Hinweis: Für das Ausstellen einer Rechnung ist eine vollständige Postadresse der Kundin/des Kunden erforderlich. Fehlt sie, zeigt das System eine Fehlermeldung an. Klicken Sie zur Korrektur auf “Bearbeiten” oberhalb der Kund:innen-Informationen und ergänzen Sie die nötigen Angaben.

Hauptangaben, die Sie festlegen können:

Kontaktdaten des Anbieters
Kontaktdaten der Kundin/des Kunden
Zahlungsmethode
Ausstellungsdatum
Fälligkeitsdatum
USt.-Typ

Schritt 3 – Positionen hinzufügen (Produkte oder Dienstleistungen)

Nachdem die Hauptangaben gesetzt sind, können Sie Produkte oder Dienstleistungen zur Rechnung hinzufügen.

Sobald Sie mindestens 3 Zeichen in das Feld für den Positionsnamen eingeben, zeigt das System Vorschläge aus Ihrer Produktdatenbank an.
Wird kein passender Vorschlag gefunden, können Sie einen neuen Artikel manuell anlegen, indem Sie Name, Preis, Einheit und USt.-Satz eintragen. Er wird für die zukünftige Nutzung gespeichert.

Nach dem Hinzufügen von Positionen:

Bei Bedarf pro Position Rabatte festlegen, indem Sie die jeweilige Position anklicken
Positionen können nach Bedarf entfernt werden

Schritt 4 – Rechnung ausstellen

Wenn alle Positionen final sind, klicken Sie auf die Schaltfläche “Ausstellen”, um die Rechnung zu erzeugen.

Sie werden aufgefordert, eine der folgenden Optionen zu wählen:

Nur Rechnung ausstellen
Ausstellen und an die/den Kund:in senden (E-Mail erforderlich)

Sie können diesen Vorgang jederzeit mit “Abbrechen” beenden.

Wichtig: Nach dem Ausstellen können Rechnungsdaten oder -inhalte nicht mehr geändert werden, und die Rechnung kann nicht gelöscht werden. Fehlerhafte Rechnungen müssen durch eine Stornorechnung neutralisiert werden.

Nach dem Ausstellen wird das Wasserzeichen “SAMPLE” vom Dokument entfernt. Sie können die Rechnung später als bezahlt markieren oder bei Bedarf eine Stornorechnung ausstellen.

Quittung ausstellen (nur Barzahlungen)

Wenn die ausgewählte Zahlungsmethode “Bar” ist, können Sie eine entsprechende Quittung erzeugen.

Die geführten Schritte finden Sie auf der dedizierten Quittungsseite.

Rechnung löschen (vor dem Ausstellen)

Rechnungen können nur gelöscht werden, bevor sie offiziell ausgestellt wurden.

So löschen Sie eine Rechnungsentwurf:

Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮)
Wählen Sie “In den Papierkorb verschieben”

Sobald die Rechnung ausgestellt wurde, ist das Löschen nicht mehr möglich. Verwenden Sie in diesem Fall stattdessen eine Stornorechnung.

Storno einer ausgestellten Rechnung

So erzeugen Sie eine Stornorechnung:

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Storno” auf der ausgestellten Rechnung
Bestätigen Sie mit “Ja”, wenn Sie dazu aufgefordert werden

Das System erzeugt automatisch eine verknüpfte Stornorechnung und ändert den Status der ursprünglichen Rechnung auf “Storno.”

Unternehmen ohne Umsatzsteuerpflicht

Wenn Ihr Unternehmen nicht umsatzsteuerpflichtig ist, können Sie diese Einstellung aktualisieren:

Gehen Sie zu Einstellungen → Produkte
Klicken Sie auf das Modul “Rechnungen”
Ändern Sie die Einstellung der USt.-Checkbox entsprechend dem Status Ihres Unternehmens
Klicken Sie zur Bestätigung auf “Speichern”