Creación y gestión de facturas

Descripción general

Esta guía explica cómo crear, editar, emitir y gestionar facturas en el sistema.

Paso 1 – Emitir una nueva factura

Opción 1: Desde un registro

• Haz clic en el botón “Nuevo registro”
• Selecciona “Nueva factura”

Opción 2: Desde el módulo de facturación

• Haz clic en “Nueva factura”
• Completa la información de contacto del cliente

Paso 2 – Editar los datos principales de la factura

Nota: Se requiere una dirección postal completa del cliente para emitir una factura. Si falta, el sistema mostrará un error. Para corregirlo, haz clic en el botón “Editar” encima de la información del cliente y completa los datos necesarios.

Datos principales que puedes configurar:

• Informaci��n de contacto del proveedor
• Información de contacto del cliente
• Método de pago
• Fecha de emisión
• Fecha de vencimiento
• Tipo de IVA

Paso 3 – Añadir líneas de factura (productos o servicios)

Una vez configurados los datos principales, puedes empezar a añadir productos o servicios a la factura.

• Al escribir al menos 3 caracteres en el campo de nombre del artículo, el sistema mostrará sugerencias de tu base de datos de productos.
• Si no se encuentra ninguna sugerencia coincidente, puedes crear un artículo nuevo manualmente introduciendo su nombre, precio, unidad y valor de IVA. Se guardará para uso futuro.

Después de añadir artículos:

• Configura descuentos por artículo si es necesario haciendo clic en cada uno
• Puedes eliminar artículos según sea necesario

Paso 4 – Emitir la factura

Una vez finalizadas las líneas de la factura, haz clic en el botón “Emitir” para generar la factura.

Se te pedirá que elijas entre:

• Solo emitir la factura
• Emitirla y enviarla al cliente (se requiere correo electrónico)

Puedes cancelar este proceso en cualquier momento haciendo clic en “Cancelar.”

Importante: Una vez emitida, los datos o el contenido de la factura no pueden modificarse y la factura no puede eliminarse. Las facturas con errores deben anularse creando una factura storno.

Después de la emisión, la marca de agua “SAMPLE” se eliminará del documento. Más tarde puedes marcar la factura como pagada o emitir un storno si es necesario.

Emisión de un recibo (solo pagos en efectivo)

Si el método de pago seleccionado es “Efectivo,” el sistema te permite generar el recibo correspondiente.

Puedes encontrar los pasos guiados en la página específica de recibos.

Eliminar una factura (antes de emitirla)

Las facturas solo pueden eliminarse antes de emitirse oficialmente.

Para eliminar una factura borrador:

• Haz clic en el menú de tres puntos (⋮)
• Selecciona “Mover a la papelera”

Una vez emitida, ya no es posible eliminarla. En ese caso, utiliza un storno.

Storno (anular) una factura emitida

Para generar una factura storno:

• Haz clic en el botón “Storno” en la factura emitida
• Confirma con “Sí” cuando se te solicite

El sistema generará automáticamente una factura storno vinculada y cambiará el estado de la factura original a “Storno.”

Empresas no registradas en el IVA

Si tu empresa no está registrada en el IVA, puedes actualizar esta configuración:

• Ve a Configuración → Productos
• Haz clic en el módulo “Facturación”
• Cambia la casilla de IVA para reflejar el estado de tu empresa
• Haz clic en “Guardar” para confirmar