Gebruikers & Rechten

Overzicht

In MiniCRM bepalen gebruikersrechten wat elk teamlid kan zien en doen in het systeem. Deze structuur houdt gevoelige data veilig en zorgt dat elke gebruiker alleen relevante inhoud ziet.

Belangrijkste gebruikersrollen

Eigenaar/Admin

  • Heeft volledige toegang tot alle functies, instellingen en data.
  • Kan modules toevoegen/verwijderen, facturatie beheren en gebruikersrechten instellen.
  • Meestal toegewezen aan de eigenaar van het bedrijf of de systeembeheerder.

Manager

  • Toegang tot alle records en statistieken.
  • Kan salesprocessen bewerken en taken en data van collega’s bekijken.
  • Ideaal voor teamleads of afdelingshoofden.

Gebruiker (Buitendienst / Verkoper)

  • Kan alleen records bekijken en bewerken die zijn toegewezen.
  • Ziet de data van andere gebruikers niet, tenzij expliciet gedeeld.
  • Perfect voor sales of customer support.

Externe gebruiker (beperkte toegang)

  • Alleen-lezen of beperkte rechten, afhankelijk van de configuratie.
  • Wordt niet als betaalde gebruiker geteld.
  • Vaak gebruikt voor partners, opdrachtnemers of derde partijen.

Aangepaste rechten

  • Rechten kunnen per gebruiker worden aangepast.
  • Admins kunnen toegang tot modules (zoals “Sales”, “Support”, “Projects”) en specifieke functies (zoals rapporten of facturatie) toestaan of beperken.

Tips:

  • Volg altijd het principe van “minimaal noodzakelijke toegang” – geef alleen de rechten die iemand nodig heeft om te werken.
  • Je kunt rollen testen door in te loggen met testaccounts of door instellingen aan te passen voor extra duidelijkheid.

Gebruikers activeren & deactiveren

In MiniCRM kun je eenvoudig gebruikersaccounts activeren of deactiveren. Handig wanneer collega’s bij je bedrijf komen of vertrekken, of als licenties moeten worden herverdeeld.

Een gebruiker activeren

  1. Ga naar Settings » Users.
  2. Klik op “Invite User” of activeer een eerder gedeactiveerde gebruiker.
  3. Vul naam en e-mailadres in.
  4. Wijs een rol toe en verstuur de uitnodiging.
  5. Zodra de gebruiker de e-mailuitnodiging accepteert en een wachtwoord instelt, heeft die toegang volgens de toegewezen rechten.

Een gebruiker deactiveren

  1. Ga naar Settings » Users.
  2. Selecteer de gebruiker die je wilt deactiveren.
  3. Klik op “Deactivate.”

Dit gebeurt dan:

  • Toegang wordt meteen ingetrokken.
  • Eerdere taken en records blijven in het systeem (er wordt niets verwijderd).
  • Er komt 1 licentieplek vrij die je aan iemand anders kunt toewijzen.

Opmerkingen:

  • Gedeactiveerde gebruikers worden niet verwijderd – hun data blijft veilig en toegankelijk.
  • Opnieuw activeren kan op elk moment met 1 klik.
  • Licentiekosten worden alleen voor actieve gebruikers gerekend, dus ongebruikte accounts deactiveren is kostenbesparend.

Samenvatting

Gebruikersrollen & rechten: Bepaal wie wat ziet en mag doen. Kies uit Admin, Manager, Gebruiker of Externe gebruiker.

Activeren/deactiveren: Gebruikers voeg je eenvoudig toe of zet je uit zonder data te verliezen. Deactiveren is omkeerbaar en helpt je licenties efficiënt beheren.