Utilisateurs et autorisations

Vue d’ensemble

Dans MiniCRM, les autorisations utilisateur déterminent ce que chaque membre de l’équipe peut voir et faire dans le système. Cette structure aide à sécuriser les données sensibles et garantit que chaque utilisateur n’accède qu’au contenu pertinent.

Rôles utilisateur principaux

Propriétaire/Administrateur

Accès complet à toutes les fonctionnalités, paramètres et données.
Peut ajouter/supprimer des modules, gérer la facturation et définir les autorisations utilisateur.
Généralement attribué au propriétaire de l’entreprise ou à l’administrateur du système.

Responsable

Accès à tous les enregistrements et aux statistiques.
Peut modifier les processus de vente et consulter les tâches et données des collègues.
Idéal pour les chefs d’équipe ou responsables de service.

Utilisateur (Représentant terrain / Commercial)

Peut consulter et modifier uniquement les fiches qui lui sont attribuées.
Ne voit pas les données des autres utilisateurs sauf si elles sont explicitement partagées.
Parfait pour les commerciaux ou les agents du support client.

Utilisateur externe (accès limité)

Droits en lecture seule ou droits limités, selon la configuration.
Non comptabilisé comme utilisateur payant.
Souvent utilisé pour les partenaires, prestataires ou collaborateurs tiers.

Autorisations personnalisées

Les autorisations peuvent être personnalisées pour chaque utilisateur.
Les administrateurs peuvent autoriser ou restreindre l’accès aux modules (comme “Ventes”, “Support”, “Projets”) et à des fonctionnalités spécifiques (comme les rapports ou la facturation).

Conseils :

Suivez toujours la règle du « minimum nécessaire » – n’accordez que les droits dont chaque utilisateur a besoin pour travailler.
Vous pouvez tester les rôles en vous connectant avec des comptes de test ou en ajustant les paramètres pour plus de clarté.

Activation et désactivation des utilisateurs

Dans MiniCRM, vous pouvez facilement activer ou désactiver des comptes utilisateur. C’est utile lorsque des employés rejoignent ou quittent votre entreprise, ou si des licences doivent être réaffectées.

Activer un utilisateur

Accédez à Paramètres » Utilisateurs.
Cliquez sur “Inviter un utilisateur” ou réactivez un utilisateur précédemment désactivé.
Saisissez son nom et son adresse e-mail.
Attribuez un rôle et envoyez l’invitation.
Une fois l’invitation par e-mail acceptée et le mot de passe défini, l’utilisateur aura l’accès correspondant à ses autorisations.

Désactiver un utilisateur

Accédez à Paramètres » Utilisateurs.
Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez désactiver.
Cliquez sur “Désactiver.”

Cela aura pour effet :

De révoquer immédiatement son accès.
De conserver ses tâches et fiches précédentes dans le système (rien n’est supprimé).
De libérer une place de licence que vous pouvez attribuer à quelqu’un d’autre.

Notes :

Les utilisateurs désactivés ne sont pas supprimés – leurs données restent en sécurité et accessibles.
La réactivation est possible à tout moment en un clic.
Les frais de licence ne sont facturés que pour les utilisateurs actifs ; la désactivation des comptes inutilisés est donc économique.

Résumé

Rôles et autorisations utilisateur : Vous pouvez définir qui voit quoi et qui peut faire quoi. Choisissez parmi les rôles Administrateur, Responsable, Utilisateur ou Externe.

Activation/Désactivation : Les utilisateurs peuvent être ajoutés ou retirés facilement sans perte de données. La désactivation est réversible et aide à gérer les licences efficacement.