Nutzer:innen & Berechtigungen

Überblick

In MiniCRM legen Berechtigungen fest, was jedes Teammitglied im System sehen und tun kann. Diese Struktur schützt sensible Daten und stellt sicher, dass Nutzer:innen nur auf relevante Inhalte zugreifen.

Wichtigste Nutzer:innenrollen

Inhaber:in/Administrator:in

  • Hat vollen Zugriff auf alle Funktionen, Einstellungen und Daten.
  • Kann Module hinzufügen/entfernen, die Abrechnung verwalten und Berechtigungen für Nutzer:innen festlegen.
  • In der Regel für die/den Unternehmensinhaber:in oder die/den Systemadministrator:in vorgesehen.

Manager:in

  • Zugriff auf alle Datensätze und Statistiken.
  • Kann Vertriebsprozesse bearbeiten und Aufgaben sowie Daten von Kolleg:innen einsehen.
  • Ideal für Teamleiter:innen oder Abteilungsleiter:innen.

Nutzer:in (Außendienstmitarbeiter:in / Vertriebsmitarbeiter:in)

  • Kann nur die zugewiesenen Datensätze anzeigen und bearbeiten.
  • Sieht keine Daten anderer Nutzer:innen, es sei denn, diese werden ausdrücklich geteilt.
  • Perfekt für Vertriebsmitarbeiter:innen oder Kundensupport-Mitarbeiter:innen.

Externe:r Nutzer:in (eingeschränkter Zugriff)

  • Nur Lesezugriff oder eingeschränkte Rechte – je nach Konfiguration.
  • Zählt nicht als zahlungspflichtige:r Nutzer:in.
  • Häufig genutzt für Partner:innen, Dienstleister:innen oder externe Kooperationspartner:innen.

Individuelle Berechtigungen

  • Berechtigungen können pro Nutzer:in individuell angepasst werden.
  • Administrator:innen können den Zugriff auf Module (wie “Sales”, “Support”, “Projects”) und bestimmte Funktionen (wie Berichte oder Abrechnung) erlauben oder einschränken.

Tipps:

  • Befolgen Sie stets das Prinzip der “minimal notwendigen Rechte” – vergeben Sie nur die Zugriffe, die Nutzer:innen zum Arbeiten brauchen.
  • Sie können Rollen testen, indem Sie sich mit Testkonten anmelden oder Einstellungen zu Testzwecken anpassen.

Aktivierung & Deaktivierung von Nutzer:innen

In MiniCRM können Sie Nutzerkonten spielend leicht aktivieren oder deaktivieren. Das ist hilfreich, wenn Mitarbeiter:innen in Ihr Unternehmen ein- oder austreten oder Lizenzen neu zugewiesen werden müssen.

Nutzer:in aktivieren

  1. Gehen Sie zu Einstellungen » Nutzer:innen.
  2. Klicken Sie auf “Nutzer:in einladen” oder aktivieren Sie eine zuvor deaktivierte Person.
  3. Geben Sie Namen und E-Mail-Adresse ein.
  4. Weisen Sie eine Rolle zu und senden Sie die Einladung.
  5. Sobald die Person die E-Mail-Einladung annimmt und ein Passwort festlegt, erhält sie Zugriff gemäß ihren Berechtigungen.

Nutzer:in deaktivieren

  1. Gehen Sie zu Einstellungen » Nutzer:innen.
  2. Wählen Sie die Person aus, die Sie deaktivieren möchten.
  3. Klicken Sie auf “Deaktivieren”.

Dadurch wird:

  • Der Zugriff wird sofort entzogen.
  • Alle bisherigen Aufgaben und Datensätze bleiben im System erhalten (es wird nichts gelöscht).
  • Es wird ein Lizenzplatz frei, den Sie einer anderen Person zuweisen können.

Hinweise:

  • Deaktivierte Nutzer:innen werden nicht gelöscht – ihre Daten bleiben sicher und zugänglich.
  • Eine Reaktivierung ist jederzeit mit einem Klick möglich.
  • Lizenzgebühren fallen nur für aktive Nutzer:innen an – das Deaktivieren ungenutzter Konten ist daher kosteneffizient.

Zusammenfassung

Nutzer:innenrollen & Berechtigungen: Sie bestimmen, wer was sehen und tun kann. Wählen Sie aus Inhaber:in/Administrator:in, Manager:in, Nutzer:in oder Externe:r Nutzer:in.

Aktivierung/Deaktivierung: Nutzer:innen lassen sich einfach hinzufügen oder entfernen, ohne dass Daten verloren gehen. Das Deaktivieren ist rückgängig zu machen und hilft, Lizenzen effizient zu verwalten.