Usuarios y permisos

Descripción general

En MiniCRM, los permisos de usuario determinan qué puede ver y hacer cada miembro del equipo en el sistema. Esta estructura ayuda a mantener seguros los datos sensibles y garantiza que cada usuario solo acceda al contenido relevante.

Roles de usuario principales

Propietario/Administrador

Tiene acceso total a todas las funciones, configuraciones y datos.
Puede agregar/eliminar módulos, gestionar la facturación y configurar los permisos de usuario.
Normalmente se asigna al propietario de la empresa o al administrador del sistema.

Gerente

Acceso a todos los registros y estadísticas.
Puede editar los procesos de ventas y ver las tareas y datos de sus colegas.
Ideal para líderes de equipo o jefes de departamento.

Usuario (Representante de campo / Vendedor)

Puede ver y editar únicamente los registros que se le asignen.
No ve los datos de otros usuarios a menos que se compartan explícitamente.
Perfecto para representantes de ventas o agentes de soporte al cliente.

Usuario externo (acceso limitado)

Solo visualización o derechos limitados, según la configuración.
No se contabiliza como usuario de pago.
A menudo se utiliza para socios, contratistas o colaboradores externos.

Permisos personalizados

Los permisos se pueden personalizar por usuario.
Los administradores pueden permitir o restringir el acceso a módulos (como “Ventas”, “Soporte”, “Proyectos”) y a funciones específicas (como informes o facturación).

Consejos:

Siga siempre la regla de “acceso mínimo necesario” – otorgue únicamente los permisos que cada usuario necesita para trabajar.
Puede probar los roles iniciando sesión con cuentas de prueba o ajustando la configuración para mayor claridad.

Activación y desactivación de usuarios

En MiniCRM, puede activar o desactivar cuentas de usuario fácilmente. Esto es útil cuando los empleados se incorporan o dejan su empresa, o si es necesario reasignar licencias.

Activar un usuario

Vaya a Configuración » Usuarios.
Haga clic en “Invitar usuario” o active un usuario previamente desactivado.
Introduzca su nombre y dirección de correo electrónico.
Asigne un rol y envíe la invitación.
Una vez que el usuario acepte la invitación por correo electrónico y configure una contraseña, tendrá acceso según sus permisos.

Desactivar un usuario

Vaya a Configuración » Usuarios.
Seleccione el usuario que desea desactivar.
Haga clic en “Desactivar.”

Esto hará lo siguiente:

Revocará su acceso de inmediato.
Mantendrá sus tareas y registros anteriores en el sistema (no se elimina nada).
Liberará una licencia, que podrá asignar a otra persona.

Notas:

Los usuarios desactivados no se eliminan – sus datos permanecen seguros y accesibles.
La reactivación es posible en cualquier momento con un solo clic.
Las tarifas de licencia solo se cobran por los usuarios activos, por lo que desactivar cuentas no utilizadas es rentable.

Resumen

Roles y permisos de usuario: Puede definir quién ve qué y quién puede hacer qué. Elija entre los roles Administrador, Gerente, Usuario o Externo.

Activación/Desactivación: Los usuarios se pueden agregar o quitar fácilmente sin perder datos. La desactivación es reversible y ayuda a gestionar las licencias de forma eficiente.