Utenti e autorizzazioni

Panoramica

In MiniCRM, le autorizzazioni utente determinano ciò che ogni membro del team può vedere e fare nel sistema. Questa struttura aiuta a mantenere sicuri i dati sensibili e garantisce che ogni utente acceda solo ai contenuti pertinenti.

Ruoli utente principali

Proprietario/Amministratore

  • Ha accesso completo a tutte le funzionalità, impostazioni e dati.
  • Può aggiungere/rimuovere moduli, gestire la fatturazione e definire le autorizzazioni degli utenti.
  • In genere assegnato al titolare dell’azienda o all’amministratore di sistema.

Manager

  • Accesso a tutti i record e alle statistiche.
  • Può modificare i processi di vendita e visualizzare attività e dati dei colleghi.
  • Ideale per team leader o responsabili di reparto.

Utente (Agente sul campo / Commerciale)

  • Può visualizzare e modificare solo i record assegnati all’utente.
  • Non vede i dati degli altri utenti se non quando esplicitamente condivisi.
  • Perfetto per commerciali o addetti all’assistenza clienti.

Utente esterno (accesso limitato)

  • Sola visualizzazione o diritti limitati, a seconda della configurazione.
  • Non conteggiato come utente a pagamento.
  • Spesso usato per partner, fornitori o collaboratori esterni.

Autorizzazioni personalizzate

  • Le autorizzazioni possono essere personalizzate per singolo utente.
  • Gli amministratori possono consentire o limitare l’accesso ai moduli (come “Sales,” “Support,” “Projects”) e a funzionalità specifiche (come report o fatturazione).

Suggerimenti:

  • Segui sempre la regola del “minimo accesso necessario” – concedi solo i diritti di cui ciascun utente ha bisogno per lavorare.
  • Puoi testare i ruoli accedendo con account di prova o regolando le impostazioni per maggiore chiarezza.

Attivazione e disattivazione degli utenti

In MiniCRM puoi attivare o disattivare facilmente gli account utente. È utile quando nuovi dipendenti entrano o lasciano l’azienda, o quando è necessario riassegnare le licenze.

Attivare un utente

  1. Vai su Impostazioni » Utenti.
  2. Fai clic su “Invite User” o attiva un utente precedentemente disattivato.
  3. Inserisci nome e indirizzo email.
  4. Assegna un ruolo e invia l’invito.
  5. Quando l’utente accetta l’invito via email e imposta una password, avrà accesso in base alle proprie autorizzazioni.

Disattivare un utente

  1. Vai su Impostazioni » Utenti.
  2. Seleziona l’utente che desideri disattivare.
  3. Fai clic su “Deactivate.”

Questo comporterà:

  • La revoca immediata dell’accesso.
  • La conservazione nel sistema delle attività e dei record precedenti (non viene eliminato nulla).
  • La liberazione di una licenza, che potrà essere assegnata a un’altra persona.

Note:

  • Gli utenti disattivati non vengono eliminati – i loro dati restano sicuri e accessibili.
  • La riattivazione è possibile in qualsiasi momento con un solo clic.
  • I costi di licenza si applicano solo agli utenti attivi; disattivare gli account inutilizzati è conveniente.

Ruoli e autorizzazioni utente: È possibile definire chi vede cosa e chi può fare cosa. Scegli tra i ruoli Amministratore, Manager, Utente o Esterno.

Attivazione/Disattivazione: Gli utenti possono essere aggiunti o rimossi facilmente senza perdere dati. La disattivazione è reversibile e aiuta a gestire le licenze in modo efficiente.