MiniCRM Zapier Integratie

Met de Zapier-integratie koppel je MiniCRM aan meer dan 8.000 applicaties – zonder dat maatwerk nodig is.

Zapier helpt je repetitief werk te automatiseren tussen MiniCRM en de andere tools die je al gebruikt. Je kunt bijvoorbeeld nieuwe MiniCRM-leads naar een spreadsheet sturen, je team op de hoogte stellen in Slack wanneer een deal verandert, of nieuwe opportunities creëren in MiniCRM vanuit formulierinzendingen, webshopbestellingen of boekingen.

Vereisten

Om de integratie te gebruiken, heb je het volgende nodig:

REST API / XML add-on actief in je MiniCRM-abonnement
Een MiniCRM API-sleutel
Een Zapier-account

Hoe de integratie werkt

Zapier-automatiseringen kunnen in twee richtingen werken:

Van MiniCRM → naar een andere app Wanneer er iets gebeurt in MiniCRM, kan Zapier die gegevens naar een andere app sturen.

Voorbeelden:

nieuwe contacten naar Google Sheets sturen
je team in Slack op de hoogte stellen van nieuwe opportunities
follow-up taken creëren in Trello of Asana
leads toevoegen aan je e-mailmarketingtool

Van een andere app → naar MiniCRM Wanneer er iets gebeurt in een andere app, kan Zapier data creëren of bijwerken in MiniCRM.

Voorbeelden:

een contact creëren vanuit een formulierinzending
een nieuwe opportunity creëren vanuit een webshopbestelling of boeking
contactgegevens bijwerken vanuit een ander systeem
je klantgegevens afstemmen over verschillende tools heen

Beschikbare MiniCRM triggers

Gebruik deze triggers wanneer er iets gebeurt in MiniCRM en je wilt dat een andere app reageert.

Contact aangemaakt

Deze trigger wordt geactiveerd wanneer een nieuw contact wordt aangemaakt in MiniCRM.

Typische gebruiksscenario’s:

nieuwe contacten toevoegen aan Mailchimp of een ander e-mailplatform
nieuwe leads loggen in Google Sheets
je team op de hoogte stellen in Slack
nieuwe contactgegevens naar een ander intern systeem sturen

Contact bijgewerkt

Deze trigger wordt geactiveerd wanneer een bestaand contact wordt bijgewerkt in MiniCRM.

Typische gebruiksscenario’s:

klantrecords synchroon houden tussen systemen
een spreadsheet of dashboard automatisch bijwerken
een team op de hoogte stellen wanneer belangrijke contactgegevens veranderen
follow-up workflows activeren in gekoppelde tools

Kaart aangemaakt

Deze trigger wordt geactiveerd wanneer een nieuwe kaart (opportunity) wordt aangemaakt in MiniCRM.

Typische gebruiksscenario’s:

een verkoper in Slack op de hoogte stellen wanneer een nieuwe lead of opportunity binnenkomt
een taak creëren in Asana, Trello of ClickUp
opportunitydata naar een rapportagetool sturen
een onboarding- of follow-up workflow starten in een andere app

Kaart bijgewerkt

Deze trigger wordt geactiveerd wanneer een bestaande kaart wordt bijgewerkt in MiniCRM.

Typische gebruiksscenario’s:

het team op de hoogte stellen wanneer een deal van fase verandert
een dashboard of spreadsheet bijwerken
de volgende stap in een projectworkflow activeren
een andere app informeren wanneer eigendom of status verandert

Gegevens naar MiniCRM sturen met Zapier

Gebruik deze workflows wanneer er iets gebeurt in een andere app en je wilt dat Zapier automatisch gegevens creëert of bijwerkt in MiniCRM.

Bijvoorbeeld, wanneer een klant een formulier invult, een e-mail stuurt, een bestelling plaatst, een afspraak boekt of wordt toegevoegd aan een spreadsheet, kan Zapier die informatie in MiniCRM doorgeven zonder handmatige gegevensinvoer.

Beschikbare MiniCRM acties

Contact aanmaken

Gebruik deze actie wanneer een nieuwe persoon of bedrijf moet worden toegevoegd aan MiniCRM.

Typische gebruiksscenario’s:

een contact aanmaken vanuit een websiteformulier
contacten aanmaken vanuit inkomende e-mails

Contact bijwerken

Gebruik deze actie wanneer een bestaand contact in MiniCRM moet worden bijgewerkt.

Typische gebruiksscenario’s:

telefoonnummers of e-mailadressen bijwerken vanuit een ander platform
contactrecords synchroon houden met een ander systeem
bestaande contactgegevens automatisch verrijken

Kaart aanmaken

Gebruik deze actie wanneer een nieuwe verkoopkans of procesitem moet worden aangemaakt in MiniCRM.

Wanneer een Kaart (Opportunity) via Zapier wordt aangemaakt, wordt het relevante contact ook aangemaakt in MiniCRM.

Typische gebruiksscenario’s:

een nieuwe opportunity aanmaken vanuit een offerteaanvraag
een kaart aanmaken vanuit een boeking of consultatieverzoek
een kaart aanmaken vanuit een webshopbestelling
nieuwe leads importeren uit marketingtools
een kaart aanmaken vanuit een support- of serviceverzoek
leads toevoegen vanuit Google Sheets

Kaart bijwerken

Gebruik deze actie wanneer een bestaande kaart in MiniCRM moet worden bijgewerkt.

Typische gebruiksscenario’s:

een opportunity bijwerken na betaling
een kaart vooruit laten gaan in de pipeline wanneer een andere tool de status wijzigt
externe workflowvoortgang weergeven in MiniCRM

Veelvoorkomende automatiseringsvoorbeelden

De onderstaande tabel toont veelvoorkomende gebeurtenissen in andere apps en de MiniCRM-actie die meestal het beste past.

Wanneer dit gebeurt in een andere app	Aanbevolen MiniCRM-actie	Voorbeeld van gebruiksscenario
Een nieuw formulier wordt ingediend	Contact aanmaken	Een websitebezoeker vult je contactformulier in en wordt automatisch toegevoegd aan MiniCRM als nieuw contact.
Een nieuw formulier wordt ingediend	Kaart aanmaken	Een lead vraagt een offerte aan via een formulier en een nieuwe opportunity wordt aangemaakt in MiniCRM. Het gerelateerde contact wordt automatisch aangemaakt als onderdeel van de kaartaanmaak.
Een contact wordt bijgewerkt in een ander systeem	Contact bijwerken	Een klant werkt zijn telefoonnummer bij in een ander platform, en het contactrecord in MiniCRM wordt automatisch bijgewerkt.
Een nieuwe e-mail wordt ontvangen	Contact aanmaken	Een nieuwe aanvraag komt binnen in je gedeelde mailbox, en de afzender wordt toegevoegd aan MiniCRM als contact.
Een nieuwe bestelling of aankoop wordt aangemaakt	Kaart aanmaken	Een klant plaatst een bestelling in een e-commerce systeem, en Zapier creëert een nieuwe opportunity in MiniCRM samen met het gerelateerde contact.
Een nieuwe rij wordt toegevoegd in Google Sheets	Contact aanmaken	Een lead verzameld in een spreadsheet wordt automatisch toegevoegd aan MiniCRM.
Een nieuwe boeking of afspraak wordt aangemaakt	Kaart aanmaken	Een geboekte consultatie creëert een nieuwe opportunity in MiniCRM voor follow-up, inclusief het gerelateerde contact.
Een betaling is voltooid	Kaart bijwerken	Wanneer een betaling is ontvangen, wordt de gerelateerde kaart in MiniCRM bijgewerkt om de nieuwe status weer te geven.
Een lead wordt toegevoegd in een marketingtool	Contact aanmaken	Een nieuwe lead van een campagne wordt direct naar MiniCRM gestuurd.
Een supportverzoek wordt ingediend	Kaart aanmaken	Een hulpverzoek creëert een nieuwe kaart in MiniCRM zodat je team de case kan volgen, en het gerelateerde contact wordt ook automatisch aangemaakt.

Typische manieren om deze automatiseringen te gebruiken

Enkele veelvoorkomende voorbeelden:

leads vastleggen via formulieren, landingspagina’s en pop-ups
nieuwe contacten toevoegen vanuit spreadsheets of databases
opportunities creëren vanuit offerteaanvragen, afspraken, webshopbestellingen of serviceverzoeken
contactgegevens bijwerken wanneer data verandert in een andere tool
MiniCRM afstemmen op de apps die je team al gebruikt

Hoe kies je de juiste MiniCRM-actie

Gebruik Contact aanmaken wanneer je alleen een nieuwe persoon of bedrijf aan MiniCRM wilt toevoegen.
Gebruik Contact bijwerken wanneer je gegevens voor een bestaand contact wilt wijzigen.
Gebruik Kaart aanmaken wanneer je een nieuwe opportunity of procesitem wilt aanmaken in MiniCRM. Het gerelateerde contact wordt dan ook automatisch aangemaakt.
Gebruik Kaart bijwerken wanneer je een bestaande opportunity in MiniCRM wilt wijzigen.

Voorbeeld: Maak een MiniCRM-contact aan vanuit een Gmail-e-mail

Dit voorbeeld toont hoe je een eenvoudige Zap creëert die een contact aanmaakt in MiniCRM wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt in Gmail.

Stap 1 — Maak een Zap aan

Stap 2 — Stel Gmail in als de trigger-app

Zoek en selecteer Gmail, kies vervolgens New Email als de trigger-gebeurtenis.

Koppel je Gmail-account en voer een test uit om te bevestigen dat Zapier toegang heeft tot voorbeeldgegevens.

Stap 3 — Voeg MiniCRM toe als de actie-app

Klik op + Add Step, zoek naar MiniCRM en selecteer Create Contact.

Stap 4 — Koppel MiniCRM

Als MiniCRM nog niet is gekoppeld, klik dan op Sign in to MiniCRM, plak je API-sleutel en klik op Continue.

Stap 5 — Wijs de velden toe

Koppel de Gmail-velden aan de MiniCRM-velden.

Voorbeeld:

Van e-mail → E-mail
Van naam → Voornaam

Afhankelijk van de structuur van de inkomende e-mailgegevens, wil je misschien controleren hoe namen zijn toegewezen voordat je de Zap publiceert.

Stap 6 — Test en publiceer

Klik op Test Step om te controleren of er een contact is aangemaakt in MiniCRM.

Als de test succesvol is, klik dan op Publish en schakel de Zap in.

Voorbeeld: Maak een MiniCRM-opportunity aan vanuit een formulierinzending

Dit is een van de meest voorkomende automatiseringen.

Bijvoorbeeld, wanneer iemand een offerteaanvraagformulier invult op je website, kan Zapier automatisch een nieuwe kaart (opportunity) aanmaken in MiniCRM.

Omdat Kaart aanmaken ook het gerelateerde contact aanmaakt, is dit vaak de beste optie wanneer de formulierinzending een echte verkoopkans vertegenwoordigt.

Typische flow:

Trigger-app: websiteformuliertool
Trigger-gebeurtenis: nieuwe formulierinzending
Actie-app: MiniCRM
Actie-gebeurtenis: Kaart aanmaken
Wijs de formuliervelden toe aan de opportunity- en contactvelden in MiniCRM
Test de Zap en publiceer deze

Deze opzet helpt je team sneller te reageren en voorkomt handmatige leadinvoer.

Beperkingen

Houd rekening met het volgende:

De MiniCRM REST API / XML add-on moet actief zijn in je abonnement
Alleen API-sleutelauthenticatie wordt ondersteund
De momenteel beschikbare trigger- en actiegebeurtenissen zijn afhankelijk van de Zapier-integratie-instelling
Aangepaste objecten worden niet ondersteund

Probleemoplossing: Authenticatiefouten

Symptomen: De verbinding mislukt bij het koppelen van MiniCRM aan Zapier.

Veelvoorkomende oorzaken:

de REST API / XML add-on is niet actief in je abonnement
de API-sleutel is verouderd of is opnieuw gegenereerd nadat de integratie was ingesteld
het gekoppelde account was niet volledig geautoriseerd tijdens de installatie

Hoe op te lossen:

Ga in MiniCRM naar Abonnement en bevestig dat de REST API / XML add-on is ingeschakeld.
Ga naar Instellingen → Systeem → API/Integraties en controleer of je API-sleutel geldig is.
Koppel in Zapier het MiniCRM-account opnieuw, indien nodig.

⚠️ Voordat je je API-sleutel opnieuw genereert: Het genereren van een nieuwe sleutel zal onmiddellijk bestaande integraties die de oude sleutel gebruiken verbreken. Coördineer dit eerst met je team en werk de sleutel onmiddellijk bij in elke gekoppelde integratie om downtime te voorkomen.

Hulp nodig?

Als je Zap niet werkt zoals verwacht, controleer dan eerst:

of de juiste trigger en actie zijn geselecteerd
of de vereiste velden correct zijn toegewezen
of je API-sleutel nog geldig is
of de teststap echte voorbeeldgegevens retourneert

Als de instelling nog steeds mislukt, neem dan contact op met support en vermeld:

de trigger-app en trigger-gebeurtenis
de MiniCRM-actie die je hebt geselecteerd
de exacte stap waar de fout optreedt
een screenshot van de Zap-instelling, indien mogelijk