MiniCRM Zapier-Integration

Mit der Zapier-Integration können Sie MiniCRM mit über 8.000 Anwendungen verbinden – ohne individuelle Entwicklung.

Zapier hilft Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zwischen MiniCRM und den Tools zu automatisieren, die Sie bereits nutzen. Zum Beispiel können Sie neue MiniCRM-Leads an eine Tabelle senden, Ihr Team in Slack benachrichtigen, wenn sich ein Deal ändert, oder neue Verkaufschancen in MiniCRM aus Formulareinsendungen, Onlineshop-Bestellungen oder Buchungen erstellen.

Anforderungen

Um die Integration zu nutzen, benötigen Sie:

– Das REST API / XML-Add-on muss in Ihrem MiniCRM-Abonnement aktiv sein – Einen MiniCRM API-Schlüssel – Ein Zapier-Konto

So funktioniert die Integration

Zapier-Automatisierungen können in zwei Richtungen laufen:

Von MiniCRM → zu einer anderen App
Wenn etwas in MiniCRM geschieht, kann Zapier diese Daten an eine andere App senden.

Beispiele: – neue Kontakte an Google Sheets senden – Ihr Team in Slack über neue Verkaufschancen benachrichtigen – Nachfassaufgaben in Trello oder Asana erstellen – Leads zu Ihrem E-Mail-Marketing-Tool hinzufügen

Von einer anderen App → zu MiniCRM
Wenn etwas in einer anderen App geschieht, kann Zapier Daten in MiniCRM erstellen oder aktualisieren.

Beispiele: – einen Kontakt aus einer Formulareinsendung erstellen – eine neue Verkaufschance aus einer Onlineshop-Bestellung oder Buchung erstellen – Kontaktdetails aus einem anderen System aktualisieren – Ihre Kund:innendaten über alle Tools hinweg abgleichen

Verfügbare MiniCRM-Trigger

Nutzen Sie diese Trigger, wenn etwas in MiniCRM geschieht und Sie möchten, dass eine andere App darauf reagiert.

Kontakt erstellt

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein neuer Kontakt in MiniCRM erstellt wird.

Typische Anwendungsfälle: – neue Kontakte zu Mailchimp oder einer anderen E-Mail-Plattform hinzufügen – neue Leads in Google Sheets protokollieren – Ihr Team in Slack benachrichtigen – neue Kontaktdaten an ein anderes internes System senden

Kontakt aktualisiert

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein bestehender Kontakt in MiniCRM aktualisiert wird.

Typische Anwendungsfälle: – Kund:innendatensätze systemübergreifend synchron halten – eine Tabelle oder ein Dashboard automatisch aktualisieren – ein Team benachrichtigen, wenn sich wichtige Kontaktdetails ändern – Nachfass-Workflows in verbundenen Tools auslösen

Karte erstellt

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn eine neue Karte (Verkaufschance) in MiniCRM erstellt wird.

Typische Anwendungsfälle: – eine:n Vertriebsmitarbeiter:in in Slack benachrichtigen, wenn ein neuer Lead oder eine neue Verkaufschance eingeht – eine Aufgabe in Asana, Trello oder ClickUp erstellen – Verkaufsdaten an ein Reporting-Tool senden – einen Onboarding- oder Nachfass-Workflow in einer anderen App starten

Karte aktualisiert

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn eine bestehende Karte in MiniCRM aktualisiert wird.

Typische Anwendungsfälle: – das Team benachrichtigen, wenn sich der Status eines Deals ändert – ein Dashboard oder eine Tabelle aktualisieren – den nächsten Schritt in einem Projekt-Workflow auslösen – eine andere App informieren, wenn sich der Besitz oder Status ändert

Daten mit Zapier an MiniCRM senden

Nutzen Sie diese Workflows, wenn etwas in einer anderen App geschieht und Sie möchten, dass Zapier Daten in MiniCRM automatisch erstellt oder aktualisiert.

Wenn zum Beispiel ein:e Kund:in ein Formular ausfüllt, eine E-Mail sendet, eine Bestellung aufgibt, einen Anruf bucht oder zu einer Tabelle hinzugefügt wird, kann Zapier diese Informationen ohne manuelle Dateneingabe an MiniCRM übergeben.

Verfügbare MiniCRM-Aktionen

Kontakt erstellen

Nutzen Sie diese Aktion, wenn eine neue Person oder Firma zu MiniCRM hinzugefügt werden soll.

Typische Anwendungsfälle: – einen Kontakt aus einem Website-Formular erstellen – Kontakte aus eingehenden E-Mails erstellen

Kontakt aktualisieren

Nutzen Sie diese Aktion, wenn ein bestehender Kontakt in MiniCRM aktualisiert werden soll.

Typische Anwendungsfälle: – Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von einer anderen Plattform aktualisieren – Kontaktdatensätze mit einem anderen System synchron halten – bestehende Kontaktdaten automatisch anreichern

Karte erstellen

Nutzen Sie diese Aktion, wenn eine neue Verkaufschance oder ein Prozessschritt in MiniCRM erstellt werden soll.

Wenn eine Karte (Verkaufschance) über Zapier erstellt wird, wird der relevante Kontakt ebenfalls in MiniCRM erstellt.

Typische Anwendungsfälle: – eine neue Verkaufschance aus einer Angebotsanfrage erstellen – eine Karte aus einer Buchung oder einem Beratungsanfrage erstellen – eine Karte aus einer Onlineshop-Bestellung erstellen – neue Leads aus Marketing-Tools importieren – eine Karte aus einer Support- oder Serviceanfrage erstellen – Leads aus Google Sheets hinzufügen

Karte aktualisieren

Nutzen Sie diese Aktion, wenn eine bestehende Karte in MiniCRM aktualisiert werden soll.

Typische Anwendungsfälle: – eine Verkaufschance nach Zahlungseingang aktualisieren – eine Karte im Pipeline-Prozess voranbewegen, wenn ein anderes Tool den Status ändert – externe Workflow-Fortschritte innerhalb von MiniCRM abbilden

Häufige Automatisierungsbeispiele

Die folgende Tabelle zeigt häufige Ereignisse in anderen Apps und die MiniCRM-Aktion, die in der Regel am besten passt.

Wenn dies in einer anderen App geschieht	Empfohlene MiniCRM-Aktion	Beispiel-Anwendungsfall
Ein neues Formular wird übermittelt	Kontakt erstellen	Ein:e Website-Besucher:in füllt Ihr Kontaktformular aus und wird automatisch als neuer Kontakt zu MiniCRM hinzugefügt.
Ein neues Formular wird übermittelt	Karte erstellen	Ein Lead fordert ein Angebot über ein Formular an, und eine neue Verkaufschance wird in MiniCRM erstellt. Der zugehörige Kontakt wird automatisch als Teil der Kartenerstellung angelegt.
Ein Kontakt wird in einem anderen System aktualisiert	Kontakt aktualisieren	Ein:e Kund:in aktualisiert die Telefonnummer auf einer anderen Plattform, und der Kontaktdatensatz in MiniCRM wird automatisch aktualisiert.
Eine neue E-Mail wird empfangen	Kontakt erstellen	Eine neue Anfrage geht in Ihrem gemeinsamen Postfach ein, und der:die Absender:in wird als Kontakt zu MiniCRM hinzugefügt.
Eine neue Bestellung oder ein Einkauf wird erstellt	Karte erstellen	Ein:e Kund:in tätigt eine Bestellung in einem E-Commerce-System, und Zapier erstellt eine neue Verkaufschance in MiniCRM zusammen mit dem zugehörigen Kontakt.
Eine neue Zeile wird in Google Sheets hinzugefügt	Kontakt erstellen	Ein in einer Tabelle erfasster Lead wird automatisch zu MiniCRM hinzugefügt.
Eine neue Buchung oder ein Termin wird erstellt	Karte erstellen	Eine gebuchte Beratung erstellt eine neue Verkaufschance in MiniCRM zur Nachverfolgung, einschließlich des zugehörigen Kontakts.
Eine Zahlung wird abgeschlossen	Karte aktualisieren	Wenn eine Zahlung eingeht, wird die zugehörige Karte in MiniCRM aktualisiert, um den neuen Status widerzuspiegeln.
Ein Lead wird in einem Marketing-Tool hinzugefügt	Kontakt erstellen	Ein neuer Lead aus einer Kampagne wird direkt in MiniCRM gesendet.
Eine Supportanfrage wird übermittelt	Karte erstellen	Eine Hilfeanfrage erstellt eine neue Karte in MiniCRM, damit Ihr Team den Fall verfolgen kann, und der zugehörige Kontakt wird ebenfalls automatisch erstellt.

Typische Anwendungsbereiche für diese Automatisierungen

Einige gängige Beispiele:

– Leads aus Formularen, Landing Pages und Pop-ups erfassen – neue Kontakte aus Tabellen oder Datenbanken hinzufügen – Verkaufschancen aus Angebotsanfragen, Terminen, Onlineshop-Bestellungen oder Serviceanfragen erstellen – Kontaktdetails aktualisieren, wenn sich Daten in einem anderen Tool ändern – MiniCRM mit den Apps, die Ihr Team bereits nutzt, auf dem gleichen Stand halten

So wählen Sie die richtige MiniCRM-Aktion

– Verwenden Sie Kontakt erstellen, wenn Sie nur eine neue Person oder Firma zu MiniCRM hinzufügen möchten. – Verwenden Sie Kontakt aktualisieren, wenn Sie Daten für einen bestehenden Kontakt ändern möchten. – Verwenden Sie Karte erstellen, wenn Sie eine neue Verkaufschance oder einen Prozessschritt in MiniCRM erstellen möchten.
Der zugehörige Kontakt wird ebenfalls automatisch erstellt. – Verwenden Sie Karte aktualisieren, wenn Sie eine bestehende Verkaufschance in MiniCRM ändern möchten.

Beispiel: Einen MiniCRM-Kontakt aus einer Gmail-E-Mail erstellen

Dieses Beispiel zeigt, wie Sie einen einfachen Zap erstellen, der einen Kontakt zu MiniCRM hinzufügt, wenn eine neue E-Mail in Gmail eingeht.

Schritt 1 — Einen Zap erstellen

Melden Sie sich bei Zapier an, klicken Sie dann auf Create und wählen Sie Zap.

Schritt 2 — Gmail als Trigger-App festlegen

Suchen und wählen Sie Gmail, dann wählen Sie New Email als Trigger-Ereignis.

Verbinden Sie Ihr Gmail-Konto und führen Sie einen Test durch, um zu bestätigen, dass Zapier auf Beispieldaten zugreifen kann.

Schritt 3 — MiniCRM als Aktions-App hinzufügen

Klicken Sie auf + Add Step, suchen Sie nach MiniCRM und wählen Sie Kontakt erstellen.

Schritt 4 — MiniCRM verbinden

Wenn MiniCRM noch nicht verbunden ist, klicken Sie auf Sign in to MiniCRM, fügen Sie Ihren API-Schlüssel ein und klicken Sie auf Continue.

Schritt 5 — Die Felder zuordnen

Ordnen Sie die Gmail-Felder den MiniCRM-Feldern zu.

Beispiel: – From Email → E-Mail – From Name → Vorname

Abhängig von der Struktur der eingehenden E-Mail-Daten sollten Sie überprüfen, wie Namen zugeordnet werden, bevor Sie den Zap veröffentlichen.

Schritt 6 — Testen und veröffentlichen

Klicken Sie auf Test Step, um zu überprüfen, ob ein Kontakt in MiniCRM erstellt wird.

Wenn der Test erfolgreich ist, klicken Sie auf Publish und aktivieren Sie den Zap.

Beispiel: Eine MiniCRM-Verkaufschance aus einer Formulareinsendung erstellen

Dies ist eine der häufigsten Automatisierungen.

Wenn zum Beispiel jemand ein Angebotsanfrageformular auf Ihrer Website einreicht, kann Zapier automatisch eine neue Karte (Verkaufschance) in MiniCRM erstellen.

Da Karte erstellen auch den zugehörigen Kontakt erstellt, ist dies oft die beste Option, wenn die Formulareinsendung eine echte Verkaufschance darstellt.

Typischer Ablauf:

Trigger-App: Website-Formular-Tool
Trigger-Ereignis: neue Formulareinsendung
Aktions-App: MiniCRM
Aktions-Ereignis: Karte erstellen
Die Formularfelder den Verkaufs- und Kontaktfeldern in MiniCRM zuordnen
Den Zap testen und veröffentlichen

Dieses Setup hilft Ihrem Team, schneller zu reagieren und vermeidet die manuelle Erfassung von Leads.

Einschränkungen

Bitte beachten Sie Folgendes:

– Das MiniCRM REST API / XML-Add-on muss in Ihrem Abonnement aktiv sein – Es wird nur die API-Schlüssel-Authentifizierung unterstützt – Die aktuell verfügbaren Trigger- und Aktionsereignisse hängen von der Zapier-Integrationskonfiguration ab – Benutzerdefinierte Objekte werden nicht unterstützt

Fehlerbehebung: Authentifizierungsfehler

Symptome:
Die Verbindung schlägt fehl, wenn MiniCRM mit Zapier verbunden wird.

Häufige Ursachen: – Das REST API / XML-Add-on ist in Ihrem Abonnement nicht aktiv – Der API-Schlüssel ist veraltet oder wurde nach der Einrichtung der Integration neu generiert – Das verbundene Konto wurde während der Einrichtung nicht vollständig autorisiert

So beheben Sie das Problem:

Gehen Sie in MiniCRM zu Abonnement und bestätigen Sie, dass das REST API / XML-Add-on aktiviert ist.
Gehen Sie zu Einstellungen → System → API/Integrationen und überprüfen Sie, ob Ihr API-Schlüssel gültig ist.
Verbinden Sie bei Bedarf in Zapier das MiniCRM-Konto erneut.

⚠️ Bevor Sie Ihren API-Schlüssel neu generieren: Das Generieren eines neuen Schlüssels unterbricht sofort alle bestehenden Integrationen, die den alten Schlüssel verwenden. Stimmen Sie sich zuerst mit Ihrem Team ab und aktualisieren Sie den Schlüssel umgehend in jeder verbundenen Integration, um Ausfallzeiten zu vermeiden.

Brauchen Sie Hilfe?

Wenn Ihr Zap nicht wie erwartet funktioniert, überprüfen Sie zuerst:

– ob der richtige Trigger und die richtige Aktion ausgewählt wurden – ob die erforderlichen Felder korrekt zugeordnet sind – ob Ihr API-Schlüssel noch gültig ist – ob der Testschritt echte Beispieldaten zurückgibt

Sollte die Einrichtung weiterhin fehlschlagen, kontaktieren Sie den Support und geben Sie an:

– die Trigger-App und das Trigger-Ereignis – die von Ihnen ausgewählte MiniCRM-Aktion – den genauen Schritt, bei dem der Fehler auftritt – einen Screenshot des Zap-Setups, falls möglich