Automatisering: de basis

MiniCRM laat je handmatige taken en processen automatiseren (zoals e-mails versturen, gebruikers toewijzen, statussen wijzigen). Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en houdt je workflows consistent.

Wat is een geautomatiseerd proces?

Een geautomatiseerd proces heeft twee hoofdonderdelen:

  • Trigger: Bepaalt wanneer het proces start (bijv. een kaart verandert van status, een veld wordt ingevuld, etc.)
  • Acties: Wat er moet gebeuren na de trigger (bijv. e-mail versturen, taak toewijzen)

Automatiseringsinstellingen openen

Je maakt of bewerkt geautomatiseerde processen door:

  • Te navigeren naar Settings
  • Het menu Automation of Automated Processes te kiezen
  • De relevante module te selecteren (bijv. Sales, Support)

Een nieuw geautomatiseerd proces maken

  • Klik op ”+ New Automation”
  • Geef het proces een duidelijke naam (bijv. Welkomstmail voor nieuwe leads)
  • Kies een trigger (bijv. wanneer een kaart een specifieke status binnenkomt)
  • Voeg één of meer acties toe

Soorten triggers

Veelvoorkomende triggers:

  • Kaart komt in een specifieke status
  • Een veld wordt ingevuld of gewijzigd
  • Een deadline wordt bereikt
  • Een campagne eindigt
  • Een contactformulier wordt ingediend

Beschikbare acties

Je kunt verschillende geautomatiseerde acties instellen, zoals:

  • Verstuur een e-mail of SMS (met een template)
  • Wijs de kaart (opnieuw) toe aan een gebruiker
  • Wijzig de status van de kaart
  • Stel de waarde van een veld in of werk die bij
  • Maak een taak aan (met een taaktemplate of eigen opzet)

Voorwaarden (optioneel)

Je kunt voorwaarden toevoegen om de automatisering te verfijnen. Bijvoorbeeld:

  • Alleen toepassen als een specifiek veld een bepaalde waarde heeft
  • Alleen communicatie versturen tijdens werktijden

Zo draait het proces alleen wanneer het zinvol is.

Testen en activeren

  • Na het instellen van alle acties kun je het proces testen met testkaarten
  • Werkt alles? Klik dan op “Activate Process” om ‘m live te zetten
  • Alleen actieve automatiseringen draaien automatisch

Bestaande processen beheren

  • Je kunt automatiseringen op elk moment pauzeren, bewerken of verwijderen
  • Evalueer ze regelmatig zodat ze blijven aansluiten op je huidige business

Praktisch voorbeeld

Een veelvoorkomend scenario:

Trigger: Kaart komt in status Prospect

Acties:

  • Stuur een intro-e-mail met een template
  • Wijs de kaart toe aan een salesmedewerker
  • Plan een opvolg-call via een taak
  • Werk het veld Lead Source bij

Zo worden nieuwe prospects consequent en snel opgevolgd.

Samenvatting

Geautomatiseerde processen helpen je repetitieve taken in MiniCRM te stroomlijnen. Door triggers, acties en voorwaarden te combineren, bouw je efficiënte workflows die passen bij jouw business.