Nozioni di base sull'automazione

MiniCRM consente di automatizzare attività e processi manuali (come l’invio di email, l’assegnazione di utenti, la modifica degli stati) tramite l’automazione. Questo consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e garantire coerenza nei flussi di lavoro.

Che cos’è un processo automatizzato?

Un processo automatizzato è composto da due parti principali:

  • Trigger: definisce quando il processo deve avviarsi (ad es., una scheda cambia stato, un campo viene compilato, ecc.)
  • Azioni: cosa deve accadere dopo il trigger (ad es., invio email, assegnazione attività)

Accesso alle impostazioni di automazione

Puoi creare o modificare processi automatizzati:

  • Andando su Impostazioni
  • Selezionando il menu Automazione o Processi automatizzati
  • Scegliendo il modulo pertinente (ad es. Vendite, Assistenza)

Creare un nuovo processo automatizzato

  • Clicca su ”+ Nuova automazione”
  • Assegna al processo un nome significativo (ad es., Email di benvenuto per nuovi lead)
  • Seleziona un evento di trigger (ad es., quando la scheda entra in uno stato specifico)
  • Aggiungi una o più azioni

Tipi di trigger

Tra i trigger più comuni:

  • La scheda entra in uno stato specifico
  • Un campo viene compilato o modificato
  • Viene raggiunta una scadenza
  • Una campagna si conclude
  • Viene inviato un modulo di contatto

Azioni disponibili

Puoi configurare diverse azioni automatiche, ad esempio:

  • Inviare un’email o un SMS (utilizzando un modello)
  • Assegnare o riassegnare la scheda a un utente
  • Modificare lo stato della scheda
  • Impostare o aggiornare il valore di un campo
  • Creare un’attività (utilizzando un modello di attività o una configurazione personalizzata)

Condizioni (facoltative)

Puoi aggiungere condizioni per affinare l’automazione, ad esempio:

  • Applicare solo se un determinato campo ha un valore specifico
  • Inviare comunicazioni solo durante l’orario di lavoro

In questo modo il processo viene eseguito solo quando ha senso.

Test e attivazione

  • Dopo aver configurato tutte le azioni, puoi testare il processo utilizzando schede di test
  • Una volta che tutto funziona, clicca su “Attiva processo” per renderlo operativo
  • Solo le automazioni attive vengono eseguite automaticamente

Gestione dei processi esistenti

  • Puoi mettere in pausa, modificare o eliminare le automazioni in qualsiasi momento
  • Rivedile periodicamente per assicurarti che riflettano le esigenze aziendali attuali

Esempio pratico

Un caso d’uso comune:

Trigger: la scheda entra nello stato Prospect

Azioni:

  • Inviare email introduttiva utilizzando un modello
  • Assegnare la scheda a un commerciale
  • Pianificare una chiamata di follow-up tramite un’attività
  • Aggiornare il campo Origine lead

Questo garantisce che i nuovi potenziali clienti siano gestiti in modo coerente e rapido.

I processi automatizzati ti aiutano a semplificare le attività ripetitive in MiniCRM. Combinando trigger, azioni e condizioni, puoi creare flussi di lavoro efficienti su misura per le esigenze della tua azienda.