Bases de l’automatisation

MiniCRM vous permet d’automatiser des tâches et des processus manuels (comme l’envoi d’e‑mails, l’attribution à des utilisateurs, la modification de statuts). Cela vous fait gagner du temps, réduit les erreurs et garantit la cohérence entre les flux de travail.

Qu’est-ce qu’un processus automatisé ?

Un processus automatisé se compose de deux éléments principaux :

• Déclencheur : Définit quand le processus doit démarrer (p. ex. lorsqu’une fiche change de statut, lorsqu’un champ est renseigné, etc.)
• Actions : Ce qui doit se produire après le déclencheur (p. ex. envoyer un e‑mail, attribuer une tâche)

Accéder aux paramètres d’automatisation

Vous pouvez créer ou modifier des processus automatisés en :

• Allant dans Paramètres
• Sélectionnant le menu Automatisation ou Processus automatisés
• Choisissant le module concerné (p. ex. Ventes, Support)

Créer un nouveau processus automatisé

• Cliquez sur « + Nouvelle automatisation »
• Donnez un nom explicite au processus (p. ex. E‑mail de bienvenue pour les nouveaux prospects)
• Sélectionnez un événement déclencheur (p. ex. lorsque la fiche entre dans un statut spécifique)
• Ajoutez une ou plusieurs actions

Types de déclencheurs

Déclencheurs courants :

• La fiche entre dans un statut spécifique
• Un champ est renseigné ou modifié
• Une échéance est atteinte
• Une campagne se termine
• Un formulaire de contact est soumis

Actions disponibles

Vous pouvez configurer diverses actions automatisées, telles que :

• Envoyer un e‑mail ou un SMS (à partir d’un modèle)
• Attribuer ou réattribuer la fiche à un utilisateur
• Changer le statut de la fiche
• Définir ou mettre à jour la valeur d’un champ
• Créer une tâche (à partir d’un modèle de tâche ou d’une configuration personnalisée)

Conditions (facultatif)

Vous pouvez ajouter des conditions pour affiner l’automatisation — par exemple :

• N’appliquer que si un champ spécifique a une valeur donnée
• N’envoyer des communications que pendant les heures ouvrées

Cela garantit que le processus ne s’exécute que lorsqu’il est pertinent.

Tests et activation

• Après avoir configuré toutes les actions, vous pouvez tester le processus à l’aide de fiches de test
• Une fois que tout fonctionne, cliquez sur « Activer le processus » pour le mettre en production
• Seules les automatisations actives s’exécutent automatiquement

Gérer les processus existants

• Vous pouvez mettre en pause, modifier ou supprimer des automatisations à tout moment
• Pensez à les revoir régulièrement pour vous assurer qu’elles reflètent les besoins actuels de l’entreprise

Exemple pratique

Cas d’usage courant :

Déclencheur : La fiche entre dans le statut Prospect

Actions :

• Envoyer un e‑mail d’introduction à partir d’un modèle
• Attribuer la fiche à un commercial
• Planifier un appel de suivi via une tâche
• Mettre à jour le champ Source du lead

Cela garantit que les nouveaux prospects sont traités de manière cohérente et rapide.

Résumé

Les processus automatisés vous aident à rationaliser les tâches répétitives dans MiniCRM. En combinant déclencheurs, actions et conditions, vous pouvez créer des flux de travail efficaces, adaptés à vos besoins métier.