Fundamentos de la automatización
MiniCRM permite automatizar tareas y procesos manuales (como enviar correos electrónicos, asignar usuarios, cambiar estados) mediante la automatización. Esto ahorra tiempo, reduce errores y garantiza la coherencia en los flujos de trabajo.
¿Qué es un proceso automatizado?
Un proceso automatizado consta de dos partes principales:
- Disparador: Define cuándo debe iniciarse el proceso (p. ej., una tarjeta cambia de estado, se completa un campo, etc.)
- Acciones: Lo que debe ocurrir después del disparador (p. ej., enviar correo electrónico, asignar tarea)
Acceso a la configuración de automatización
Puede crear o editar procesos automatizados de la siguiente manera:
- Navegando a Configuración
- Seleccionando el menú Automatización o Procesos automatizados
- Eligiendo el módulo correspondiente (p. ej., Ventas, Soporte)
Crear un nuevo proceso automatizado
- Haga clic en ”+ Nueva automatización”
- Asigne un nombre significativo al proceso (p. ej., Correo de bienvenida para nuevos leads)
- Seleccione un evento disparador (p. ej., cuando la tarjeta entra en un estado específico)
- Agregue una o más acciones
Tipos de disparadores
Los disparadores comunes incluyen:
- La tarjeta entra en un estado específico
- Se completa o cambia un campo
- Se alcanza una fecha límite
- Una campaña finaliza
- Se envía un formulario de contacto
Acciones disponibles
Puede configurar varias acciones automatizadas, tales como:
- Enviar un correo electrónico o SMS (usando una plantilla)
- Asignar o reasignar la tarjeta a un usuario
- Cambiar el estado de la tarjeta
- Establecer o actualizar el valor de un campo
- Crear una tarea (usando una plantilla de tarea o una configuración personalizada)
Condiciones (opcional)
Puede añadir condiciones para refinar la automatización; por ejemplo:
- Aplicar solo si un campo específico tiene un determinado valor
- Enviar comunicaciones solo durante el horario laboral
Esto garantiza que el proceso solo se ejecute cuando tenga sentido.
Pruebas y activación
- Después de configurar todas las acciones, puede probar el proceso usando tarjetas de prueba
- Una vez que todo funcione, haga clic en “Activar proceso” para ponerlo en marcha
- Solo las automatizaciones activas se ejecutan automáticamente
Gestión de procesos existentes
- Puede pausar, editar o eliminar automatizaciones en cualquier momento
- Revise periódicamente para asegurarse de que reflejen las necesidades actuales del negocio
Ejemplo práctico
Un caso de uso común:
Disparador: La tarjeta entra en estado Prospecto
Acciones:
- Enviar correo electrónico de presentación usando una plantilla
- Asignar la tarjeta al representante de ventas
- Programar una llamada de seguimiento mediante una tarea
- Actualizar el campo Fuente del lead
Esto garantiza que los nuevos prospectos se gestionen de manera coherente y rápida.
Resumen
Los procesos automatizados le ayudan a optimizar las tareas repetitivas en MiniCRM. Al combinar disparadores, acciones y condiciones, puede crear flujos de trabajo eficientes adaptados a las necesidades de su empresa.