Fundamentos de Automação

O MiniCRM permite automatizar tarefas e processos manuais (como enviar e-mails, atribuir utilizadores, alterar status) através da automação. Isto poupa tempo, reduz erros e garante consistência nos fluxos de trabalho.

O que é um processo automatizado?

Um processo automatizado é composto por duas partes principais:

• Disparador: Define quando o processo deve iniciar (por exemplo, um cartão muda de status, um campo é preenchido, etc.)
• Ações: O que deve acontecer após o disparador (por exemplo, enviar e-mail, atribuir tarefa)

Aceder às Definições de Automação

Pode criar ou editar processos automatizados através de:

• Aceder a Definições
• Selecionar o menu Automação ou Processos Automatizados
• Escolher o módulo relevante (por exemplo, Vendas, Suporte)

Criar um novo processo automatizado

• Clique em ”+ Nova Automação”
• Dê um nome significativo ao processo (por exemplo, E-mail de boas-vindas para novos leads)
• Selecione um evento de disparo (por exemplo, quando o cartão entra num status específico)
• Adicione uma ou mais ações

Tipos de Disparadores

Os disparadores mais comuns incluem:

• O cartão entra num status específico
• Um campo é preenchido ou alterado
• Um prazo é alcançado
• Uma campanha termina
• Um formulário de contacto é enviado

Ações disponíveis

Pode configurar várias ações automatizadas, como:

• Enviar um e-mail ou SMS (utilizando um modelo)
• Atribuir ou reatribuir o cartão a um utilizador
• Alterar o status do cartão
• Definir ou atualizar o valor de um campo
• Criar uma tarefa (utilizando um modelo de tarefa ou configuração personalizada)

Condições (Opcional)

Pode adicionar condições para refinar a automação — por exemplo:

• Aplicar apenas se um campo específico tiver um determinado valor
• Enviar comunicações apenas durante o horário de trabalho

Isto garante que o processo só é executado quando faz sentido.

Testes e Ativação

• Depois de configurar todas as ações, pode testar o processo utilizando cartões de teste
• Quando tudo estiver a funcionar, clique em “Ativar processo” para o ativar
• Apenas automações ativas são executadas automaticamente

Gestão de Processos Existentes

• Pode pausar, editar ou eliminar automações a qualquer momento
• Reveja regularmente para garantir que refletem as necessidades atuais do negócio

Exemplo Prático

Um caso de uso comum:

Disparador: O cartão entra no status Prospect

Ações:

• Enviar e-mail de introdução utilizando um modelo
• Atribuir o cartão a um representante de vendas
• Agendar uma chamada de acompanhamento utilizando uma tarefa
• Atualizar o campo Lead Source

Isto garante que os novos potenciais clientes são tratados de forma consistente e rápida.

Resumo

Os processos automatizados ajudam a simplificar tarefas repetidas no MiniCRM. Ao combinar disparadores, ações e condições, pode criar fluxos de trabalho eficientes, adaptados às necessidades do seu negócio.