Automaation perusteet
MiniCRM:n avulla voit automatisoida manuaalisia tehtäviä ja prosesseja (kuten sähköpostien lähetys, käyttäjien osoittaminen, tilojen muuttaminen) automaation avulla. Tämä säästää aikaa, vähentää virheitä ja varmistaa työnkulkujen yhdenmukaisuuden.
Mikä on automatisoitu prosessi?
Automatisoitu prosessi koostuu kahdesta pääosasta:
- Laukaisin: Määrittää, milloin prosessi käynnistyy (esim. kortin tila muuttuu, kenttä täytetään jne.)
- Toiminnot: Mitä tapahtuu laukaisimen jälkeen (esim. lähetä sähköposti, osoita tehtävä)
Automaation asetuksiin siirtyminen
Voit luoda tai muokata automatisoituja prosesseja seuraavasti:
- Siirtymällä kohtaan Asetukset
- Valitsemalla valikon Automaatio tai Automatisoidut prosessit
- Valitsemalla oikean moduulin (esim. Myynti, Tuki)
Uuden automatisoidun prosessin luominen
- Napsauta ”+ Uusi automaatio”
- Nimeä prosessi kuvaavasti (esim. Tervetuloa-sähköposti uusille liideille)
- Valitse laukaisutapahtuma (esim. kun kortti siirtyy tiettyyn tilaan)
- Lisää yksi tai useampi toiminto
Laukaisintyypit
Yleisiä laukaisimia ovat:
- Kortti siirtyy tiettyyn tilaan
- Kenttä täytetään tai sitä muutetaan
- Määräaika saavutetaan
- Kampanja päättyy
- Yhteydenottolomake lähetetään
Käytettävissä olevat toiminnot
Voit määrittää erilaisia automatisoituja toimintoja, kuten:
- Lähetä sähköposti tai SMS (mallipohjaa käyttäen)
- Osoita tai uudelleenosoita kortti käyttäjälle
- Muuta kortin tilaa
- Aseta tai päivitä kentän arvo
- Luo tehtävä (tehtävämallilla tai mukautetusti)
Ehdot (valinnainen)
Voit lisätä ehtoja automaation tarkentamiseksi – esimerkiksi:
- Sovella vain, jos tietyllä kentällä on tietty arvo
- Lähetä viestintää vain työaikana
Näin varmistetaan, että prosessi käynnistyy vain silloin, kun se on tarkoituksenmukaista.
Testaus ja käyttöönotto
- Kun olet määrittänyt kaikki toiminnot, voit testata prosessin testikorteilla
- Kun kaikki toimii, napsauta “Aktivoi prosessi” ottaaksesi sen käyttöön
- Vain aktiiviset automaatiot suoritetaan automaattisesti
Nykyisten prosessien hallinta
- Voit keskeyttää, muokata tai poistaa automaatioita milloin tahansa
- Tarkista ne säännöllisesti varmistaaksesi, että ne vastaavat nykyisiä liiketoimintatarpeita
Käytännön esimerkki
Tyypillinen käyttötapaus:
Laukaisin: Kortti siirtyy tilaan Prospekti
Toiminnot:
- Lähetä esittelysähköposti mallipohjalla
- Osoita kortti myyntiedustajalle
- Aikatauluta seurantapuhelu tehtävän avulla
- Päivitä Liidin lähde -kenttä
Näin uudet prospektit käsitellään johdonmukaisesti ja nopeasti.
Yhteenveto
Automatisoidut prosessit auttavat virtaviivaistamaan toistuvia tehtäviä MiniCRM:ssä. Yhdistämällä laukaisimia, toimintoja ja ehtoja voit luoda tehokkaita työnkulkuja, jotka on räätälöity liiketoimintasi tarpeisiin.