Grunnleggende om automatisering
MiniCRM lar deg automatisere manuelle oppgaver og prosesser (for eksempel å sende e-poster, tildele brukere, endre statuser) ved hjelp av automatisering. Dette sparer tid, reduserer feil og sikrer konsistens på tvers av arbeidsflyter.
Hva er en automatisert prosess?
En automatisert prosess består av to hoveddeler:
- Utløser: Definerer når prosessen skal starte (f.eks. et kort endrer status, et felt fylles ut, osv.)
- Handlinger: Hva som skal skje etter utløseren (f.eks. send e-post, tilordne oppgave)
Tilgang til automatiseringsinnstillinger
Du kan opprette eller redigere automatiserte prosesser ved å:
- Gå til Innstillinger
- Velge menyen Automatisering eller Automatiserte prosesser
- Velge relevant modul (f.eks. Salg, Support)
Opprette en ny automatisert prosess
- Klikk på ”+ Ny automatisering”
- Gi prosessen et meningsfylt navn (f.eks. Velkomst-e-post for nye potensielle kunder)
- Velg en utløsende hendelse (f.eks. når kortet går inn i en bestemt status)
- Legg til én eller flere handlinger
Typer utløsere
Vanlige utløsere inkluderer:
- Kortet går inn i en bestemt status
- Et felt fylles ut eller endres
- En frist nås
- En kampanje avsluttes
- Et kontaktskjema sendes inn
Tilgjengelige handlinger
Du kan konfigurere ulike automatiserte handlinger, for eksempel:
- Sende en e-post eller SMS (med mal)
- Tilordne eller omtilordne kortet til en bruker
- Endre status på kortet
- Angi eller oppdatere verdien i et felt
- Opprette en oppgave (med oppgavemal eller egendefinert oppsett)
Betingelser (valgfritt)
Du kan legge til betingelser for å finjustere automatiseringen – for eksempel:
- Bare bruk hvis et bestemt felt har en viss verdi
- Send kun kommunikasjon i arbeidstiden
Dette sikrer at prosessen bare kjører når det er hensiktsmessig.
Testing og aktivering
- Når alle handlinger er konfigurert, kan du teste prosessen ved hjelp av testkort
- Når alt fungerer, klikk “Aktiver prosess” for å aktivere den
- Bare aktive automatiseringer kjører automatisk
Administrere eksisterende prosesser
- Du kan pause, redigere eller slette automatiseringer når som helst
- Gå jevnlig gjennom dem for å sikre at de gjenspeiler dagens forretningsbehov
Praktisk eksempel
Et vanlig brukstilfelle:
Utløser: Kort går inn i statusen Prospekt
Handlinger:
- Send introduksjons-e-post ved hjelp av mal
- Tilordne kortet til en salgsrepresentant
- Planlegg oppfølgingssamtale ved hjelp av oppgave
- Oppdater feltet Lead-kilde
Dette sikrer at nye potensielle kunder håndteres konsekvent og raskt.
Oppsummering
Automatiserte prosesser hjelper deg å effektivisere gjentatte oppgaver i MiniCRM. Ved å kombinere utløsere, handlinger og betingelser kan du lage effektive arbeidsflyter tilpasset virksomhetens behov.