Automatisierungsgrundlagen

MiniCRM ermöglicht es Ihnen, manuelle Aufgaben und Prozesse (wie E-Mails versenden, Nutzer:innen zuweisen, Status ändern) per Automatisierung zu erledigen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für konsistente Workflows.

Was ist ein automatisierter Prozess?

Ein automatisierter Prozess besteht aus zwei Hauptteilen:

• Auslöser: Legt fest, wann der Prozess starten soll (z. B. wenn eine Karte den Status ändert, ein Feld ausgefüllt wird, usw.)
• Aktionen: Was nach dem Auslöser passieren soll (z. B. E-Mail senden, Aufgabe zuweisen)

Automatisierungseinstellungen aufrufen

Sie können automatisierte Prozesse erstellen oder bearbeiten, indem Sie:

• Zu Einstellungen navigieren
• Das Menü Automatisierung oder Automatisierte Prozesse auswählen
• Das relevante Modul wählen (z. B. Vertrieb, Support)

Neuen automatisierten Prozess erstellen

• Klicken Sie auf ”+ Neue Automatisierung”
• Geben Sie dem Prozess einen aussagekräftigen Namen (z. B. Begrüßungs-Mail für neue Leads)
• Wählen Sie einen Auslöser (z. B. wenn eine Karte in einen bestimmten Status wechselt)
• Fügen Sie eine oder mehrere Aktionen hinzu

Arten von Auslösern

Häufige Auslöser sind:

• Karte wechselt in einen bestimmten Status
• Ein Feld wird ausgefüllt oder geändert
• Eine Fälligkeit wird erreicht
• Eine Kampagne wird abgeschlossen
• Ein Kontaktformular wird abgeschickt

Verfügbare Aktionen

Sie können verschiedene automatisierte Aktionen konfigurieren, zum Beispiel:

• E-Mail oder SMS senden (mithilfe einer Vorlage)
• Karte einer Person zuweisen oder neu zuweisen
• Den Status der Karte ändern
• Den Wert eines Feldes setzen oder aktualisieren
• Eine Aufgabe erstellen (mithilfe einer Aufgabenvorlage oder individuell)

Bedingungen (optional)

Sie können Bedingungen hinzufügen, um die Automatisierung zu verfeinern – zum Beispiel:

• Nur anwenden, wenn ein bestimmtes Feld einen bestimmten Wert hat
• Kommunikation nur während der Geschäftszeiten senden

So stellen Sie sicher, dass der Prozess nur läuft, wenn es sinnvoll ist.

Testen und Aktivieren

• Nachdem Sie alle Aktionen konfiguriert haben, können Sie den Prozess mit Testkarten testen
• Sobald alles funktioniert, klicken Sie auf “Prozess aktivieren”, um ihn live zu schalten
• Nur aktive Automatisierungen laufen automatisch

Bestehende Prozesse verwalten

• Sie können Automatisierungen jederzeit pausieren, bearbeiten oder löschen
• Überprüfen Sie sie regelmäßig, damit sie die aktuellen Geschäftsanforderungen widerspiegeln

Praxisbeispiel

Ein häufiges Szenario:

Auslöser: Karte wechselt in den Status Prospect

Aktionen:

• Begrüßungs-E-Mail per Vorlage senden
• Karte an eine:n Vertriebsmitarbeiter:in zuweisen
• Folgeanruf als Aufgabe einplanen
• Feld Lead Source aktualisieren

So stellen Sie sicher, dass neue Interessent:innen konsequent und zügig bearbeitet werden.

Zusammenfassung

Automatisierte Prozesse helfen Ihnen, wiederkehrende Aufgaben in MiniCRM zu optimieren. Durch die Kombination aus Auslösern, Aktionen und Bedingungen erstellen Sie effiziente Workflows, die genau auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.