Organisera kundkontakter med ett kalkylblad

Det här är en vän‑till‑vän‑guide. Om du inte är redo för ett CRM än, är det här den enklaste lösningen som faktiskt fungerar, håller dig borta från brandsläckning och gör det enkelt att byta till MiniCRM senare – utan att bygga om allt.

Varför uppföljningar missas

Data sprids i mejl, filer och post-it, så du missar timing och sammanhang.
Versionskaos: en fil blir fem; ingen vet vilken som är senaste.
Brist på standardisering gör det svårt att söka eller filtrera.
GDPR‑oro om kunddata ligger i oskyddade filer.

2 flikar – håll det enkelt

Flik 1: Kunder
Flik 2: Aktivitetslogg

Valfritt: en flik med rullgardinsval för dataverifiering. Det är allt.

Ladda ner exempelark

Rullgardinsval

StatusOptions: New, In Progress, Won, Lost
ActivityTypeOptions: Call, Email, Meeting, Note
TaskStatusOptions: Open, Done, Delayed
OwnerOptions: team emails
SourceOptions: Website, Direct contact, Facebook, etc.
UniqueClients: =UNIQUE(Customers!A2:A)

Flik 1: Kunder

Kolumnrubriker:

Company, FirstName, LastName, Email, Phone, Source, Owner, Status, DealAmount, CloseDate, LastInteraction

Med dataverifiering ser du till att dokumentet är standardiserat och du kan enkelt filtrera och söka i det.

Snabbfilter du faktiskt använder

Filtrera Status = New och sortera efter LastInteraction (äldst först).
Filtrera Owner = me för att se min lista för idag. Varje kollega kan filtrera sin egen vy.

Flik 2: Aktivitet

Kolumnrubriker:

Client, Task, Date, Owner, Type, TaskStatus, Note

Enkla rutiner

Dagligen

Lägg till dagens kontaktpunkter i Aktivitet
Kontrollera Open‑uppgifter ≤ idag

Veckovis

Följ upp affärer som stått still
Kontrollera dubbletter

Månadsvis

Se över att rullgardinslistorna är konsekventa

Säkert och följsamt

Lagra filen på en delad enhet med versionshistorik
Begränsa åtkomst och använd MFA
Minimera data i anteckningar, undvik känslig info

När upplägget når sin gräns

Manuella påminnelser, tappat sammanhang i inkorgar, begränsad insyn vid överlämning och jobbig prognos är tecken på att det är dags för mer automation.

Varför och när du ska byta

Om du rensar dubbletter varje vecka, påminner dig själv manuellt och jagar sammanhang – då är det dags att överväga MiniCRM.