Småföretagarguiden: Bli av med kalkylblad – 5 steg till ordnad kunddata

Du jonglerar troligen några versioner av ”det” kalkylbladet, en hög e‑posttrådar och anteckningar i någons block. Leads tappas. Påminnelser missas. Och om personen som ”känner filen” är sjuk, stannar uppföljningen. Den här guiden visar en enkel, låg‑risk väg från röriga blad till ett organiserat, delat system – utan kostnaden eller krånglet du oroar dig för.

Steg 1: Kartlägg vad du har (och vad som verkligen spelar roll)

• Hitta dina datakällor: kalkylblad, e‑postexporter, formulär, anteckningsböcker.
• Bestäm måste‑fält: Company, Contact Name, Email, Phone, Owner, Source, Deal/Opportunity, Stage, Value, Last Activity, Next Step/Date, Consent.
• Standardisera etiketter: en namngivning för steg, källor, statusar.
• Tilldela ägarskap: en ”dataägare” håller struktur och namngivning.

Steg 2: Rensa och standardisera innan import

1. Slå ihop och avdubbla till en huvudlista.
2. Fixa format: telefonnummer, dela namn, normalisera steg.
3. Rimlighetskolla: fyll i tomrum i kritiska fält.

Standardisera telefonnummer

=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9+]","")

Dela upp namn

Förnamn:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"^\S+")),")

Efternamn:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"\S+$")),")

Normalisera faser

=SWITCH(LOWER(TRIM(A6)),
"new","New lead",
"qualified","Qualified",
"qual","Qualified",
"proposal","Proposal",
"prop","Proposal",
"won","Won",
"closed won","Won",
"lost","Lost",
"closed lost","Lost"
)

Kontrollera datan

Steg 3: Välj ett enkelt CRM som passar idag (och kan växa imorgon)

• CSV‑import för snabb uppstart.
• Anpassningsbar pipeline och uppgifter.
• En smidig översikt för allt.
• Redo för GDPR och mer säker.

Vanliga myter

• “Vi är för små för ett CRM.” — små team tjänar mest på det.
• “CRM är för krångliga.” — moderna är lätta och prisvärda.

Praktiskt val: Börja med en enkel plan som täcker kontakter, affärer, uppgifter och rapportering. Lägg till automatisering senare.

Steg 4: Importera och strukturera för uppföljning

• Sätt upp 4–6 tydliga pipelinesteg.
• Importera rengjord data, tilldela ägare.
• Skapa arbetsvyer: Försenade, Nya leads, Stänger snart.
• Använd webbformulär för att fånga upp inkommande leads.
• Varje affär har en ägare + en uppgift för nästa steg.

Steg 5: Få det att sitta med en lätt veckorytm

Dagligen

• Arbeta med uppgifter, logga anteckningar, sätt nästa steg (15 min).

Veckovis

• Teamgenomgång: flytta affärer, ta bort dubbletter, tilldela om (30‑45 min).

Månadsvis

• Gå igenom rapporter, justera steg, fixa konsekvens (30 min).

Snabbstart på två timmar

• 20 min: Rensa kalkylbladet.
• 15 min: Definiera steg/fält.
• 20 min: Importera kontakter och affärer.
• 15 min: Skapa tre kärnvyer.
• 20 min: Lägg till/testa ett lead‑formulär.
• 30 min: Snabb genomgång med teamet.

Så löser du kalkylbladsproblemen

• En enda sanningskälla.
• Förutsägbara uppföljningar.
• Gemensam insyn i pipelinen.
• Skalar utan krångel.

Nästa steg: Gå från kalkylblad till MiniCRM på 60 minuter

• Skapa MiniCRM‑konto och exportera CSV.
• Importera kontakter/affärer med ägare.
• Anpassa faser och fält.
• Lägg till ett webbformulär.
• Skapa veckofilter (Öppna affärer, Försenade uppgifter).
• Skicka ditt första e‑postmeddelande i MiniCRM.
• Aktivera fakturering för att konvertera snabbt.
• Lägg till samtyckesfält för GDPR.

Varför agera nu

• Sluta släcka bränder → konsekvent uppföljning.
• Börja smått, väx in i automatisering.

Börja med MiniCRM Go för att lämna kalkylbladen bakom dig. Bygg sedan ut med Go Big (automatisering, tillägg, fakturering) så att ditt system skalar smidigt.