Zo organiseer je klantcontact met een spreadsheet

Dit is een gids van vriend tot vriend. Ben je nog niet klaar voor een CRM? Hier is de simpelste setup die echt werkt, je uit de brandjesblus‑modus houdt en de overstap naar MiniCRM later makkelijk maakt—zonder alles opnieuw te bouwen.

Waarom spreadsheets zorgen dat follow‑ups wegglippen

Gegevens raken verspreid over e‑mails, bestanden en post-its, waardoor je timing en context mist.
Versiechaos: één bestand wordt er vijf; niemand weet wat de laatste versie is.
Het gebrek aan standaardisatie maakt zoeken en filteren lastig.
AVG‑zorgen als klantgegevens in onbeveiligde bestanden staan.

De 2‑tab setup (hou het simpel)

Tab 1: Klanten
Tab 2: Activiteiten

Optioneel: een tab met dropdown‑opties voor gegevensvalidatie. Dat is ‘m.

Voorbeeld-spreadsheet downloaden

Tab met dropdown‑opties

StatusOptions: Nieuw, In behandeling, Gewonnen, Verloren
ActivityTypeOptions: Telefoongesprek, E‑mail, Afspraak, Notitie
TaskStatusOptions: Open, Klaar, Vertraagd
OwnerOptions: team e‑mailadressen
SourceOptions: Website, Direct contact, Facebook, etc.
UniqueClients: =UNIQUE(Customers!A2:A)

Tab 1: Klanten

Kopteksten:

Company, FirstName, LastName, Email, Phone, Source, Owner, Status, DealAmount, CloseDate, LastInteraction

Met gegevensvalidatie zorg je dat het document gestandaardiseerd is en kun je makkelijk filteren en zoeken.

Snelle filters die je echt gebruikt

Filter Status = Nieuw en sorteer op LastInteraction (oudste eerst).
Filter Owner = jouw e‑mail om je lijst voor vandaag te zien. Elke collega kan z’n eigen weergave filteren.

Tab 2: Activiteiten

Kopteksten:

Client, Task, Date, Owner, Type, TaskStatus, Note

Simpele routines

Dagelijks

Voeg de touchpoints van vandaag toe in Activiteiten
Check Open taken ≤ vandaag

Wekelijks

Volg verouderde deals op
Check duplicaten

Maandelijks

Controleer de consistentie van dropdownlijsten

Basis: veilig en compliant

Sla het bestand op op een gedeelde drive met versiegeschiedenis
Beperk toegang en gebruik MFA
Minimaal aan data in Notities, vermijd gevoelige gegevens

Wanneer deze setup z’n limiet bereikt

Handmatige herinneringen, context die verdwijnt in inboxen, beperkte zichtbaarheid bij overdracht en gedoe met forecasting zijn signalen dat het tijd is voor meer automatisering.

Waarom en wanneer overstappen

Als je wekelijks dedupliceert, jezelf handmatig herinnert en steeds achter context aan zit — dan is het tijd om MiniCRM te overwegen.