De gids voor kleine bedrijven: weg met het spreadsheet — 5 stappen naar georganiseerde klantgegevens

Waarschijnlijk jongleer je met een paar versies van “het” spreadsheet, een stapel e‑mailthreads en notities in iemands notitieboek. Leads glippen weg. Herinneringen worden gemist. En als de enige persoon die “het bestand kent” ziek is, valt de opvolging stil. Deze gids laat je een simpele, laagdrempelige route zien om van rommelige sheets naar een georganiseerd, gedeeld systeem te gaan—zonder de kosten of complexiteit waar je voor vreest.

Stap 1: Breng in kaart wat je hebt (en wat echt telt)

• Vind je databronnen: spreadsheets, e‑mailexports, formulierinzendingen, notitieboeken.
• Kies je must‑have velden: Company, Contact Name, Email, Phone, Owner, Source, Deal/Opportunity, Stage, Value, Last Activity, Next Step/Date, Consent.
• Standaardiseer labels: één naamgevingsconventie voor fasen, bronnen, statussen.
• Wijs eigenaarschap toe: één “data owner” bewaakt structuur & naamgeving.

Stap 2: Opschonen en standaardiseren voordat je importeert

1. Voeg samen en dedupliceer tot één masterlijst.
2. Zet het formaat goed: telefoonnummers, namen splitsen, fasen normaliseren.
3. Snelcheck: vul lege waarden in bij kritieke velden.

Telefoonnummers standaardiseren

=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9+]","")

Namen splitsen

Voornaam:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"^\S+")),")

Achternaam:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"\S+$")),")

Fasen normaliseren

=SWITCH(LOWER(TRIM(A6)),
"new","New lead",
"qualified","Qualified",
"qual","Qualified",
"proposal","Proposal",
"prop","Proposal",
"won","Won",
"closed won","Won",
"lost","Lost",
"closed lost","Lost"
)

Data checken

Stap 3: Kies een simpel CRM dat nu past (en morgen meegroeit)

• CSV‑import voor snelle setup.
• Aanpasbare pipeline en taken.
• Eén dashboard voor alles.
• AVG‑ready en veiliger.

Mythes waar je misschien in gelooft

• “We zijn te klein voor een CRM.” — kleine teams profiteren het meest.
• “CRM’s zijn te complex.” — moderne tools zijn licht & betaalbaar.

Praktische keuze: Start met een simpel plan met contacten, deals, taken en rapportage. Automatisering voeg je later toe.

Stap 4: Importeer en structureer voor opvolging

• Zet 4–6 duidelijke pipelinefasen op.
• Importeer opgeschoonde data, wijs eigenaars toe.
• Maak werkoverzichten: Achterstallig, Nieuwe leads, Binnenkort sluiten.
• Gebruik webformulieren om binnenkomende leads op te vangen.
• Elke deal heeft een eigenaar + een taak voor de volgende stap.

Stap 5: Maak het eigen met een lichte wekelijkse routine

Dagelijks

• Werk je taken af, log notities, zet volgende stappen (15 min).

Wekelijks

• Teamreview: deals verplaatsen, dedupliceren, herverdelen (30–45 min).

Maandelijks

• Rapporten bekijken, fasen finetunen, consistentie fixen (30 min).

Snelstart-checklist van 2 uur

• 20 min: Spreadsheet opschonen.
• 15 min: Fasen/velden definiëren.
• 20 min: Contacten & deals importeren.
• 15 min: Drie kernoverzichten maken.
• 20 min: Leadformulier toevoegen/testen.
• 30 min: Korte teamdemo.

Zo lost dit je spreadsheetpijn op

• Één bron van waarheid.
• Voorspelbare opvolging.
• Gedeelde zichtbaarheid in de pipeline.
• Schalen zonder complexiteit.

Volgende stap: in 60 minuten van spreadsheet naar MiniCRM

• Maak een MiniCRM‑account aan & exporteer CSV.
• Importeer contacten/deals met eigenaars.
• Pas fasen & velden aan.
• Voeg een Web Form toe.
• Maak wekelijkse filters (Open Deals, Overdue Tasks).
• Verstuur je eerste e‑mail vanuit MiniCRM.
• Zet facturatie aan om sneller te converteren.
• Voeg een toestemmingsveld toe voor de AVG.

Waarom nu overstappen

• Stop met brandjes blussen → consistente opvolging.
• Begin klein, groei door naar automatisering.

Begin met MiniCRM Go om spreadsheets achter je te laten. Breid daarna uit naar Go Big (automatisering, extensies, facturatie) zodat je systeem soepel meegroeit.