Aan de slag

Je eerste salesproces: een stap-voor-stap gids voor niet-verkopers

Een stapsgewijze startersgids voor niet‑verkopers

Als je “salesproces” leeft in inboxen, spreadsheets en je geheugen… geen wonder dat follow-ups worden gemist en deals stilvallen.

Je hoeft geen salesgoeroe te zijn om dit te fixen. Je hebt gewoon een simpel, herhaalbaar proces nodig — en idealiter een systeem dat je helpt consistent te blijven.

Hier is de vergelijking: spreadsheet‑hacks vs. MiniCRM.

Stap 1: Definieer je fases (4–6 is genoeg)

Zie je pijplijn als een paar duidelijke stappen:

Nieuwe lead → Gekwalificeerd → Offerte → Commit → Gewonnen/Verloren

Exit criteria = wat kwalificeert om door te gaan. Doe [Activiteit] + Bevestig [Info].

Voorbeeld: Verplaats naar “Gekwalificeerd” pas als je een call hebt gehad EN budget + tijdlijn hebt bevestigd.

Veelgemaakte valkuil: Te veel fases = verwarring. Geen “volgende stap” = vergeten deals.

In een spreadsheet

Voeg een keuzelijst “Fase” toe. Voeg kolommen toe voor “Volgende stap” + “Vervaldatum”. Gebruik voorwaardelijke opmaak om achterstallige items te markeren. ➜ Werkt… maar alleen als je elke dag het spreadsheet checkt.

In MiniCRM

Pas fases aan op je proces. Log “Volgende stap”-taken direct op deals met automatische reminders. Rapporten tonen totalen per fase, zodat je meteen ziet wat gezond is en wat vastzit.

Stap 2: Standaardiseer data + eigenaarschap

Houd alleen het hoognodige: Bedrijf, Contact, E‑mail, Telefoon, Eigenaar, Bron, Waarde, Laatste activiteit, Volgende stap.

Regel: Elke deal heeft een eigenaar. “Zonder eigenaar” = vergeten.

Veelgemaakte valkuil: Duplicaten + onduidelijkheid over “wie wat beheert”.

In een spreadsheet

Eén werkmap met Contacten + Activiteit/Taken. Wijs elke lead aan iemand toe. Check voortgang dagelijks/wekelijks. Fragiel: gevoelig voor versieversnippering + copy‑paste‑fouten.

In MiniCRM

Eén centraal dossier voor contacten, deals, e‑mails & facturen. Geen onverdeelde leads. Bepaal wie leads krijgt uit verschillende bronnen. Gebruik gefilterde lijsten + “Today View” + rapporten voor efficiënte wekelijkse check‑ins.

Stap 3: Leg elke lead vast bij de bron

Leads komen via webformulieren, e‑mail, telefoontjes, events… als je ze verspreidt, raak je er geheid kwijt.

In een spreadsheet

Koppel een Google Form om handmatige invoer te verminderen. Nadeel: calls + e‑mailthreads blijven buiten → weinig context.

In MiniCRM

Web Forms zetten leads direct in de pijplijn. Gmail/Outlook‑sync houdt gesprekken doorlopend bij. Agenda + mobiele app = info onderweg vastleggen. ➜ Context volgt de klant, niet de inboxen.

Stap 4: Stel een follow‑upritme in

Deals gaan niet stuk op afwijzing, maar op stilte. Simpele cadans:

Log altijd een volgende stap.

Veelgemaakte valkuil: Vertrouwen op je geheugen — dat werkt niet.

In een spreadsheet

Track taken in een tabblad Taken (Status + Vervaldatum). Filter op achterstallig + komende 7 dagen. Nog steeds handmatig — vereist de gewoonte van dagelijkse review.

In MiniCRM

Taken + reminders zijn automatisch. De dagelijkse “Today View” laat zien wat er moet gebeuren. Meldingen voorkomen slips. E‑mails/notities loggen automatisch → geen contextverlies.

Stap 5: Wekelijkse pijplijn‑review

Besteed wekelijks 20 minuten aan:

In een spreadsheet

Snel een draaitabel per fase + eigenaar. Snapshot oké maar zwakke prognoses.

In MiniCRM

Ingebouwde rapporten = faseconversie, pijplijngrootte, forecasts. Gesloten→Factuur in een paar klikken, plus project‑ en kanban‑tools zorgen voor een soepele overdracht.

Het dagelijkse 15‑minutenritme

Doe dit en je verliest nooit meer een deal uit het oog.

Je 60‑minuten Quick Start met MiniCRM

  1. Definieer 4–6 fases (met exit‑regels)
  2. Maak je spreadsheet schoon + verwijder duplicaten
  3. Maak een MiniCRM‑account aan → importeer deals → wijs eigenaren toe
  4. Voeg een webformulier toe + testlead
  5. Sla 3 views op: Overdue, New Leads, Closing Soon

Klaar — je hebt op dag één een werkend salesproces!