Come organizzare le interazioni con i clienti con un foglio di calcolo

Questa è una guida da amico ad amico. Se non sei ancora pronto per un CRM, ecco la configurazione più semplice che funziona davvero, ti evita di spegnere incendi e ti permette di passare facilmente a MiniCRM più avanti—senza ricostruire tutto da zero.

Perché con i fogli di calcolo i follow‑up sfuggono di mano

I dati si disperdono tra email, file e post‑it, quindi si perdono tempi e contesto.
Caos di versioni: un file diventa cinque; nessuno è sicuro quale sia l’ultimo.
La mancanza di standardizzazione rende difficile cercare/filtrare.
Rischi GDPR se i dati dei clienti sono in file non protetti.

La configurazione a 2 schede (mantienila semplice)

Scheda 1: Clienti
Scheda 2: Registro attività

Opzionale: una scheda con le opzioni dei menu a discesa per la convalida dei dati. Tutto qui.

Scarica il foglio di esempio

StatusOptions: Nuovo, In corso, Vinto, Perso
ActivityTypeOptions: Chiamata, Email, Riunione, Nota
TaskStatusOptions: Aperto, Completato, Posticipato
OwnerOptions: email del team
SourceOptions: Sito web, Contatto diretto, Facebook, ecc.
UniqueClients: =UNIQUE(Customers!A2:A)

Scheda 1: Clienti

Intestazioni:

Company, FirstName, LastName, Email, Phone, Source, Owner, Status, DealAmount, CloseDate, LastInteraction

Con la convalida dei dati ti assicuri che il documento sia standardizzato e puoi filtrare e cercare facilmente le informazioni al suo interno.

Filtri rapidi che userai davvero

Filtra Status = Nuovo e ordina per LastInteraction (più vecchi per primi).
Filtra Owner = me per vedere il mio elenco di oggi. Ogni collega può filtrare la propria vista.

Scheda 2: Attività

Intestazioni:

Client, Task, Date, Owner, Type, TaskStatus, Note

Routine semplici

Giornaliero

Aggiungi i touchpoint di oggi in Activity
Verifica le attività aperte ≤ oggi

Settimanale

Fai follow‑up sulle trattative ferme
Controlla i duplicati

Mensile

Rivedi la coerenza degli elenchi a discesa

Basi sicure e conformi

Salva il file in un’unità condivisa con cronologia delle versioni
Limita l’accesso e usa l’MFA
Dati minimi nelle Note, evita informazioni sensibili

Quando questa configurazione raggiunge i suoi limiti

Promemoria manuali, contesto perso nelle caselle di posta, visibilità limitata nei passaggi di consegna e difficoltà di previsione indicano che è il momento di più automazione.

Perché e quando passare oltre

Se deduplichi ogni settimana, ti ricordi le cose manualmente e rincorri il contesto — è ora di considerare MiniCRM.