La guida per le piccole imprese per dire addio ai fogli di calcolo: 5 passaggi per organizzare i dati dei clienti

Probabilmente stai gestendo più versioni del “foglio” principale, una pila di thread email e appunti nel quaderno di qualcuno. I lead sfuggono. I promemoria si perdono. E se la persona che “conosce il file” è assente, i follow‑up si fermano del tutto. Questa guida propone un percorso semplice e a basso rischio per passare da fogli disordinati a un sistema condiviso e organizzato—senza i costi o la complessità che temi.

Passo 1: Mappa ciò che hai (e ciò che conta davvero)

Individua le tue fonti dati: fogli di calcolo, esportazioni email, moduli compilati, quaderni.
Definisci i campi indispensabili: Company, Contact Name, Email, Phone, Owner, Source, Deal/Opportunity, Stage, Value, Last Activity, Next Step/Date, Consent.
Standardizza le etichette: una sola convenzione di denominazione per fasi, fonti e stati.
Assegna la proprietà: un unico “data owner” mantiene struttura e convenzioni di naming.

Passo 2: Pulisci e standardizza prima di importare

Unisci e rimuovi i duplicati in un unico elenco master.
Sistema i formati: numeri di telefono, separazione nomi, normalizzazione delle fasi.
Controllo di coerenza: riempi i campi critici mancanti.

Standardizza i numeri di telefono

=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9+]","")

Dividi i nomi

Nome:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"^\S+")),")

Cognome:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"\S+$")),")

Normalizza le fasi

=SWITCH(LOWER(TRIM(A6)),
"new","New lead",
"qualified","Qualified",
"qual","Qualified",
"proposal","Proposal",
"prop","Proposal",
"won","Won",
"closed won","Won",
"lost","Lost",
"closed lost","Lost"
)

Controllo di coerenza dei dati

Passo 3: Scegli un CRM semplice che funzioni oggi (e cresca domani)

Import CSV per un avvio rapido.
Pipeline e task personalizzabili.
Un’unica dashboard per tutto.
Pronto per il GDPR e più sicuro.

Miti in cui potresti credere

“Siamo troppo piccoli per un CRM.” — i team piccoli sono quelli che ne traggono più beneficio.
“I CRM sono troppo complessi.” — quelli moderni sono leggeri e accessibili.

Scelta pratica: inizia con un piano semplice che includa contatti, opportunità, attività e report. Aggiungi l’automazione in seguito.

Passo 4: Importa e struttura per garantire il follow‑up

Imposta 4–6 fasi chiare della pipeline.
Importa i dati puliti e assegna i responsabili.
Crea viste operative: In ritardo, Nuovi lead, Chiusura imminente.
Usa moduli web per acquisire i lead in ingresso.
Ogni opportunità deve avere un responsabile + il prossimo task.

Passo 5: Rendi il cambiamento stabile con un ritmo settimanale leggero

Quotidiano

Lavora le attività, registra note, imposta i prossimi passi (15 min).

Settimanale

Review di team: sposta opportunità, deduplica, riassegna (30‑45 min).

Mensile

Rivedi i report, affina le fasi, correggi le incoerenze (30 min).

Checklist di avvio rapido in due ore

20 min: Pulisci il foglio di calcolo.
15 min: Definisci fasi/campi.
20 min: Importa contatti e opportunità.
15 min: Crea tre viste principali.
20 min: Aggiungi/testa un modulo lead.
30 min: Breve walkthrough con il team.

Come questo risolve i problemi dei fogli di calcolo

Un’unica fonte di verità.
Follow‑up prevedibili.
Visibilità condivisa sulla pipeline.
Scala senza complessità.

Prossimo passo: passa dal foglio di calcolo a MiniCRM in 60 minuti

Crea un account MiniCRM ed esporta il CSV.
Importa contatti/opportunità con responsabili.
Personalizza fasi e campi.
Aggiungi un Web Form.
Crea filtri settimanali (Opportunità aperte, Attività in ritardo).
Invia la tua prima email da MiniCRM.
Abilita la fatturazione per convertire più velocemente.
Aggiungi il campo consenso per il GDPR.

Perché farlo ora

Smetti di rincorrere le urgenze → follow‑up coerente.
Parti in piccolo, cresci fino all’automazione.

Inizia con MiniCRM Go per lasciare alle spalle i fogli di calcolo. Poi passa a Go Big (automazione, estensioni, fatturazione) così il tuo sistema scala senza intoppi.