Il tuo primo processo di vendita: guida passo-passo per non addetti alle vendite

Una guida introduttiva passo-passo per chi non si occupa di vendite

Se il tuo “processo di vendita” vive in caselle di posta, fogli di calcolo e memoria… non sorprende che i follow‑up vengano dimenticati e le trattative si blocchino.

• I fogli di calcolo non possono inviarti promemoria.
• Le note in file sparsi spariscono quando qualcuno è assente per malattia.
• Le previsioni diventano “a sensazione” invece di basarsi sui dati.

Non devi essere un guru delle vendite per risolvere. Ti serve solo un processo semplice e ripetibile — e idealmente un sistema che ti mantenga costante.

Ecco il confronto affiancato: trucchetti con i fogli di calcolo vs. MiniCRM.

Passo 1: Definisci le tue fasi (4–6 bastano)

Pensa alla tua pipeline come a pochi passaggi chiari:

Nuovo lead → Qualificato → Proposta → Impegno → Vinto/Perso

Criteri di uscita = ciò che qualifica il passaggio alla fase successiva. Esegui [Activity] + conferma [Info].

Esempio: passa a “Qualificato” solo dopo aver fatto una chiamata E aver confermato budget + tempistiche.

Errore comune: Troppe fasi = confusione. Nessun “prossimo passo” = trattative dimenticate.

In un foglio di calcolo

Aggiungi un menu a discesa Fase. Aggiungi colonne per “Prossimo passo” + “Scadenza”. Usa la formattazione condizionale per evidenziare i ritardi. ➜ Funziona… ma solo se ti ricordi di controllare il foglio ogni giorno.

In MiniCRM

Personalizza le fasi in base al tuo processo. Registra i task “Prossimo passo” direttamente sulle trattative con promemoria automatici. I report mostrano i totali per fase così vedi subito cosa va bene e cosa è bloccato.

Passo 2: Standardizza dati + assegnazione

Tieni solo l’essenziale: Azienda, Contatto, Email, Telefono, Responsabile, Fonte, Valore, Ultima attività, Prossimo passo.

Regola: Ogni trattativa ha un responsabile. “Senza assegnatario” = dimenticata.

Errore comune: Duplicati + ambiguità su “chi è responsabile di cosa”.

In un foglio di calcolo

Un’unica cartella con Contatti + Attività/Task. Assegna ogni lead a qualcuno. Verifica l’avanzamento ogni giorno/settimana. Fragile: soggetto a caos di versioni ed errori di copia‑incolla.

In MiniCRM

Un record centrale per contatti, trattative, email e fatture. Nessun lead non assegnato. Decidi chi riceve i lead dalle diverse fonti. Usa liste filtrate + “Vista Oggi” + report per check‑in settimanali efficienti.

Passo 3: Acquisisci ogni lead alla fonte

I lead arrivano da moduli sul sito, email, telefonate, eventi… se li sparpagli, qualcuno si perderà.

In un foglio di calcolo

Collega un Google Form per ridurre l’inserimento manuale. Svantaggio: le chiamate e i thread email restano fuori → scarso contesto.

In MiniCRM

I Moduli Web inseriscono i lead direttamente nella pipeline. La sincronizzazione Gmail/Outlook prosegue le conversazioni. Calendario + app mobile = acquisisci info in mobilità. ➜ Il contesto segue il cliente, non le caselle di posta.

Passo 4: Imposta un ritmo di follow‑up

Le trattative non muoiono per rifiuto, muoiono per silenzio. Cadenza semplice:

• Giorno 0 = rispondi
• Giorno 2 = ricontrolla
• Giorno 7 = segui
• Giorno 14 = tentativo finale

Registra sempre un passo futuro.

Errore comune: Fare affidamento sulla memoria — non funzionerà.

In un foglio di calcolo

Tieni traccia dei task in una scheda Attività (Stato + Scadenza). Filtra per in ritardo + prossimi 7 giorni. Sempre manuale — richiede l’abitudine della revisione quotidiana.

In MiniCRM

Task e promemoria sono automatici. La “Vista Oggi” giornaliera mostra ciò che è in scadenza. Gli avvisi evitano scivoloni. Email/note si registrano automaticamente → nessuna perdita di contesto.

Passo 5: Revisione settimanale della pipeline

Dedica 20 minuti a settimana per verificare:

• Nuovi lead di questa settimana
• Trattative bloccate
• Previsione di ciò che sta per chiudersi
• Ogni trattativa ha un prossimo passo + un responsabile

In un foglio di calcolo

Pivot rapido per fase + responsabile. Istantanea ok ma previsione debole.

In MiniCRM

Report integrati = conversione per fase, dimensione della pipeline, previsioni. Da Chiuso → Fattura in pochi clic, e gli strumenti di progetto/kanban rendono fluido il passaggio.

Il ritmo quotidiano da 15 minuti

• Smista Oggi: evadi task scaduti e in scadenza
• Registra ogni chiamata/email/riunione
• Cerca falle: “Nessun Prossimo Passo” → correggi subito

Fallo e non perderai mai più di vista una trattativa.

Avvio rapido in 60 minuti con MiniCRM

1. Definisci 4–6 fasi (con regole di uscita)
2. Pulisci il foglio di calcolo + rimuovi i duplicati
3. Crea l’account MiniCRM → importa le trattative → assegna i responsabili
4. Aggiungi un modulo sul sito + un lead di test
5. Salva 3 viste: In ritardo, Nuovi lead, In chiusura

Fatto — hai un processo di vendita funzionante dal primo giorno!