Como organizar as interações com clientes numa folha de cálculo

Este é um guia de amigo para amigo. Se ainda não está pronto para um CRM, aqui fica a configuração mais simples que realmente funciona, mantém‑no fora do modo de apagar incêndios e facilita a migração para o MiniCRM mais tarde — sem ter de reconstruir tudo.

Por que é que as folhas de cálculo fazem falhar os acompanhamentos

Os dados ficam espalhados por emails, ficheiros e post-its, por isso perde o timing e o contexto.
Caos de versões: um ficheiro vira cinco; ninguém tem a certeza de qual é o mais recente.
A falta de padronização dificulta a pesquisa/filtragem.
Preocupações com o RGPD se os dados de clientes estiverem em ficheiros não seguros.

A configuração com 2 separadores (mantenha simples)

Separador 1: Customers
Separador 2: Activity

Opcional: um separador de opções da lista suspensa para validação de dados. Só isso.

Transferir folha de cálculo de exemplo

Separador de opções da lista suspensa

StatusOptions: Novo, Em progresso, Ganho, Perdido
ActivityTypeOptions: Chamada, Email, Reunião, Nota
TaskStatusOptions: Em aberto, Concluída, Atrasada
OwnerOptions: emails da equipa
SourceOptions: Website, Contacto direto, Facebook, etc.
UniqueClients: =UNIQUE(Customers!A2:A)

Separador 1: Customers

Cabeçalhos:

Company, FirstName, LastName, Email, Phone, Source, Owner, Status, DealAmount, CloseDate, LastInteraction

Com a ajuda da validação de dados, garante que o documento é padronizado e pode filtrar e pesquisar informações com facilidade.

Filtros rápidos que vai realmente usar

Filtrar Status = Novo e ordenar por LastInteraction (mais antigo primeiro).
Filtrar Owner = eu para ver a minha lista de hoje. Cada colega pode filtrar a sua própria vista.

Separador 2: Activity

Cabeçalhos:

Client, Task, Date, Owner, Type, TaskStatus, Note

Rotinas simples

Diário

Adicione os pontos de contacto de hoje em Activity
Verifique tarefas Em aberto ≤ hoje

Semanal

Acompanhar negócios estagnados
Verificar duplicados

Mensal

Rever a consistência das listas suspensas

Noções básicas de segurança e conformidade

Guarde o ficheiro numa drive partilhada com histórico de versões
Restrinja o acesso e utilize MFA
Mantenha dados mínimos nas notas; evite informação sensível

Quando esta configuração atinge o limite

Lembretes manuais, contexto perdido nas caixas de entrada, visibilidade limitada na transferência entre equipas e dificuldades de previsão são sinais de que é hora de mais automação.

Porquê e quando mudar

Se está a desduplicar semanalmente, a lembrar‑se manualmente e a correr atrás do contexto — é hora de considerar o MiniCRM.