Slik organiserer du kundekontakt med et regneark

Dette er en venn‑til‑venn‑guide. Hvis du ikke er klar for et CRM ennå, er dette det enkleste oppsettet som faktisk fungerer, holder deg unna brannslukking, og gjør det enkelt å gå over til MiniCRM senere—uten å bygge alt på nytt.

Hvorfor regneark gjør at oppfølging glipper

Data spres på e‑poster, filer og gule lapper, så du mister timing og kontekst.
Versjonskaos: én fil blir fem; ingen er sikre på hva som er siste versjon.
Mangel på standardisering gjør det vanskelig å søke/filtrere.
GDPR‑bekymringer når kundedata ligger i usikrede filer.

Oppsett med 2 faner (hold det enkelt)

Fane 1: Kunder
Fane 2: Aktivitetslogg

Valgfritt: en fane med nedtrekksvalg for datavalidering. Det er alt.

Last ned eksempelregneark

Fane for nedtrekksvalg

StatusOptions: Ny, Pågår, Vunnet, Tapt
ActivityTypeOptions: Telefon, E‑post, Møte, Notat
TaskStatusOptions: Åpen, Utført, Forsinket
OwnerOptions: teamets e‑poster
SourceOptions: Nettside, Direkte kontakt, Facebook, osv.
UniqueClients: =UNIQUE(Customers!A2:A)

Fane 1: Kunder

Overskrifter:

Company, FirstName, LastName, Email, Phone, Source, Owner, Status, DealAmount, CloseDate, LastInteraction

Med datavalidering sikrer du at dokumentet er standardisert, og du kan enkelt filtrere og søke etter informasjon i det.

Hurtigfiltre du faktisk vil bruke

Filtrer Status = New og sorter etter LastInteraction (eldste først).
Filtrer Owner = meg for å se min liste for i dag. Hver kollega kan filtrere sin egen visning.

Fane 2: Aktivitet

Overskrifter:

Client, Task, Date, Owner, Type, TaskStatus, Note

Enkle rutiner

Daglig

Legg til dagens kontaktpunkter i Aktivitet
Kontroller åpne oppgaver ≤ i dag

Ukentlig

Følg opp stillestående avtaler
Sjekk duplikater

Månedlig

Se over at nedtrekkslistene er konsistente

Grunnleggende for sikkerhet og etterlevelse

Lagre filen på en delt disk med versjonshistorikk
Begrens tilgang og bruk MFA
Minimalt med data i Notater, unngå sensitiv info

Når dette oppsettet når grensen

Manuelle påminnelser, tapt kontekst i innbokser, begrenset innsikt ved overleveringer og utfordringer med prognoser er tegn på at det er på tide med mer automatisering.

Hvorfor og når du bør bytte

Hvis du dedupliserer ukentlig, minner deg selv manuelt, og jager etter kontekst — er det på tide å vurdere MiniCRM.