Småbedriftsguide til å kvitte seg med regnearket: 5 trinn til organisert kundedata

Du sjonglerer trolig noen versjoner av «det» regnearket, en bunke e‑posttråder og notater i noens notatbok. Leads glipper. Påminnelser blir glemt. Og hvis den ene personen som «kjenner filen» er syk, stopper oppfølgingen helt opp. Denne guiden viser en enkel, lavrisikovei fra rotete ark til et organisert, delt system—uten kostnaden eller kompleksiteten du frykter.

Trinn 1: Kartlegg hva du har (og hva som virkelig betyr noe)

• Finn datakildene dine: regneark, e‑posteksporter, skjemainnsendelser, notatbøker.
• Bestem må‑ha‑felt: Company, Contact Name, Email, Phone, Owner, Source, Deal/Opportunity, Stage, Value, Last Activity, Next Step/Date, Consent.
• Standardiser etiketter: én navngivingskonvensjon for faser, kilder, statuser.
• Tildel eierskap: én “dataeier” vedlikeholder struktur og navngivning.

Trinn 2: Rens og standardiser før du importerer

1. Slå sammen og fjern duplikater til én hovedliste.
2. Fiks formater: telefonnumre, splitt navn, normaliser faser.
3. Sjekk for mangler i kritiske felt.

Standardiser telefonnumre

=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9+]","")

Splitt navn

Fornavn:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"^\S+")),")

Etternavn:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"\S+$")),")

Normaliser faser

=SWITCH(LOWER(TRIM(A6)),
"new","New lead",
"qualified","Qualified",
"qual","Qualified",
"proposal","Proposal",
"prop","Proposal",
"won","Won",
"closed won","Won",
"lost","Lost",
"closed lost","Lost"
)

Sjekk data for åpenbare feil

Trinn 3: Velg et enkelt CRM som passer i dag (og kan vokse i morgen)

• CSV‑import for rask oppstart.
• Tilpassbar pipeline og oppgaver.
• Ett dashbord for alt.
• GDPR‑klar og sikrere.

Myter du kanskje tror på

• “Vi er for små for et CRM.” — små team har mest å tjene.
• “CRM-er er for komplekse.” — moderne løsninger er lette og rimelige.

Praktisk valg: Start med en enkel plan som dekker kontakter, avtaler, oppgaver og rapportering. Legg til automatisering senere.

Trinn 4: Importer og strukturer for oppfølging

• Sett opp 4–6 tydelige faser i pipelinen.
• Importer rensede data, tildel eiere.
• Lag arbeidsvisninger: Forfalte, Nye leads, Nær avslutning.
• Bruk webskjemaer for å fange innkommende leads.
• Hver avtale har eier + oppgave for neste steg.

Trinn 5: Få det til å sitte med en lett ukentlig rytme

Daglig

• Jobb med oppgaver, logg notater, sett neste steg (15 min).

Ukentlig

• Teamgjennomgang: flytt avtaler, fjern duplikater, omfordel (30–45 min).

Månedlig

• Gå gjennom rapporter, juster faser, rett inkonsistenser (30 min).

To-timers hurtigstart-sjekkliste

• 20 min: Rydd regnearket.
• 15 min: Definer faser/felt.
• 20 min: Importer kontakter og avtaler.
• 15 min: Opprett tre kjernevisninger.
• 20 min: Legg til/test et leads-skjema.
• 30 min: Rask gjennomgang med teamet.

Hvordan dette løser regnearkproblemene

• Én kilde til sannhet.
• Forutsigbar oppfølging.
• Delt synlighet i pipelinen.
• Skalerer uten kompleksitet.

Neste steg: Gå fra regneark til MiniCRM på 60 minutter

• Opprett MiniCRM‑konto og eksporter CSV.
• Importer kontakter/avtaler med eiere.
• Tilpass faser og felt.
• Legg til et webskjema.
• Lag ukentlige filtre (Åpne avtaler, Forfalte oppgaver).
• Send din første e‑post i MiniCRM.
• Aktiver fakturering for å konvertere raskt.
• Legg til samtykkefelt for GDPR.

Hvorfor flytte nå

• Slutt å brannslokke → konsekvent oppfølging.
• Start smått, voks inn i automatisering.

Start med MiniCRM Go for å legge regneark bak deg. Utvid deretter til Go Big (automatisering, utvidelser, fakturering) så systemet ditt skalerer smidig.