Comment organiser les interactions clients avec un tableur

C’est un guide en mode ami‑à‑ami. Si vous n’êtes pas encore prêt pour un CRM, voici la configuration la plus simple qui fonctionne vraiment, vous évite le mode « gestion de crise » et facilite la migration vers MiniCRM plus tard — sans tout reconstruire.

Pourquoi les tableurs font rater les relances

Les données se dispersent entre e‑mails, fichiers et pense‑bêtes, vous perdez le timing et le contexte.
Chaos des versions : un fichier devient cinq ; personne ne sait lequel est le plus récent.
Le manque de standardisation complique la recherche et le filtrage.
Inquiétudes RGPD si les données clients se trouvent dans des fichiers non sécurisés.

La configuration en 2 onglets (restez simple)

Onglet 1 : Clients
Onglet 2 : Journal d’activité

Optionnel : un onglet d’options déroulantes pour la validation des données. C’est tout.

Télécharger le modèle de feuille de calcul

Onglet des options déroulantes

StatusOptions: Nouveau, En cours, Gagné, Perdu
ActivityTypeOptions: Appel, E‑mail, Réunion, Note
TaskStatusOptions: Ouverte, Terminée, Retardée
OwnerOptions: emails de l’équipe
SourceOptions: Site web, Contact direct, Facebook, etc.
UniqueClients: =UNIQUE(Customers!A2:A)

Onglet 1 : Clients

En‑têtes :

Company, FirstName, LastName, Email, Phone, Source, Owner, Status, DealAmount, CloseDate, LastInteraction

Avec la validation des données, vous standardisez le document, et vous filtrez et recherchez facilement les informations qu’il contient.

Des filtres rapides que vous utiliserez vraiment

Filtrez Status = Nouveau et triez par LastInteraction (du plus ancien au plus récent).
Filtrez Owner = moi pour voir ma liste du jour. Chaque collègue peut filtrer sa propre vue.

Onglet 2 : Activité

En‑têtes :

Client, Task, Date, Owner, Type, TaskStatus, Note

Routines simples

Quotidien

Ajoutez les points de contact du jour dans Activité
Vérifiez les tâches Ouvertes ≤ aujourd’hui

Hebdomadaire

Relancez les opportunités stagnantes
Vérifiez les doublons

Mensuel

Vérifiez la cohérence des listes déroulantes

L’essentiel pour rester sûr et conforme

Stockez le fichier sur un lecteur partagé avec historique des versions
Restreignez l’accès et utilisez l’authentification multifacteur (MFA)
Données minimales dans les Notes, évitez les informations sensibles

Quand cette configuration atteint ses limites

Des rappels manuels, du contexte perdu dans les boîtes de réception, une visibilité limitée sur les passations et des difficultés de prévision sont autant de signaux qu’il est temps d’automatiser davantage.

Pourquoi et quand basculer

Si vous dédupliquez chaque semaine, vous vous envoyez des rappels manuels et courez après le contexte — il est temps d’envisager MiniCRM.