Kuinka järjestää asiakaskontaktit taulukolla

Tämä on kaverilta kaverille -opas. Jos et ole vielä valmis CRM:ään, tässä on yksinkertaisin ratkaisu, joka oikeasti toimii, pitää sinut poissa tulipalojen sammuttelusta ja tekee MiniCRM:ään siirtymisestä myöhemmin helppoa – ilman kaiken uudelleenrakentamista.

Miksi taulukot saavat jälkiseurannat lipsumaan

Data hajautuu sähköposteihin, tiedostoihin ja muistilappuihin, jolloin ajoitus ja konteksti jäävät puuttumaan.
Versiokaaos: yhdestä tiedostosta tulee viisi; kukaan ei ole varma, mikä on uusin.
Yhtenäistämisen puute vaikeuttaa hakua ja suodatusta.
GDPR-huolet, jos asiakastietoja on suojaamattomissa tiedostoissa.

Kahden välilehden malli (pidä yksinkertaisena)

Välilehti 1: Asiakkaat
Välilehti 2: Aktiviteetit

Valinnainen: alasvetovalintojen välilehti tietojen validointiin. Siinä kaikki.

Lataa esimerkkitaulukko

Alasvetovalinnat-välilehti

StatusOptions: Uusi, Työn alla, Voitettu, Hävitty
ActivityTypeOptions: Puhelu, Sähköposti, Tapaaminen, Muistiinpano
TaskStatusOptions: Avoin, Valmis, Viivästynyt
OwnerOptions: tiimin sähköpostit
SourceOptions: Verkkosivusto, Suora kontakti, Facebook, jne.
UniqueClients: =UNIQUE(Customers!A2:A)

Välilehti 1: Asiakkaat

Otsikot:

Company, FirstName, LastName, Email, Phone, Source, Owner, Status, DealAmount, CloseDate, LastInteraction

Tietojen validoinnin avulla varmistat, että dokumentti on standardoitu, ja voit helposti suodattaa ja etsiä siitä tietoa.

Pikasuodattimet, joita oikeasti käytät

Suodata Status = Uusi ja lajittele LastInteraction (vanhimmat ensin).
Suodata Owner = minä nähdäksesi tämän päivän listani. Jokainen kollega voi suodattaa oman näkymänsä.

Välilehti 2: Aktiviteetit

Otsikot:

Client, Task, Date, Owner, Type, TaskStatus, Note

Yksinkertaiset rutiinit

Päivittäin

Lisää tämän päivän kontaktipisteet Aktiviteetit-välilehdelle
Tarkista avoimet tehtävät ≤ tänään

Viikoittain

Seuraa vanhentuneita kauppoja
Tarkista duplikaatit

Kuukausittain

Tarkista alasvetolistojen yhtenäisyys

Turvalliset ja vaatimustenmukaiset perusasiat

Säilytä tiedosto jaetussa asemassa, jossa on versiohistoria
Rajoita käyttöoikeuksia ja käytä MFA:ta
Pidä muistiinpanoissa vain välttämättömät tiedot, vältä arkaluonteista tietoa

Milloin tämä malli tulee tiensä päähän

Manuaaliset muistutukset, kadonnut konteksti postilaatikoissa, rajallinen näkyvyys luovutuksissa ja ennustamisen tuska kertovat, että on automaation aika.

Miksi ja milloin vaihtaa

Jos poistat duplikaatteja viikoittain, muistutat itseäsi manuaalisesti ja jahtaat kontekstia — on aika harkita MiniCRM:ää.