Ensimmäinen myyntiprosessisi: vaiheittainen opas ei-myyntitaustaisille

Aloitusopas askel askeleelta ei‑myyntitaustaisille

Jos ”myyntiprosessisi” elää postilaatikoissa, taulukoissa ja muistissa… ei ihme, että seurannat unohtuvat ja kaupat jämähtävät.

• Taulukot eivät muistuta sinua automaattisesti.
• Satunnaisiin tiedostoihin jätetyt muistiinpanot katoavat, kun joku on poissa.
• Ennusteet muuttuvat ”mututuntumaksi” faktojen sijaan.

Sinun ei tarvitse olla myyntiguru korjataksesi tämän. Tarvitset vain yksinkertaisen, toistettavan prosessin — ja mielellään järjestelmän, joka pitää sinut johdonmukaisena.

Tässä vertailu rinnakkain: taulukkoviritykset vs. MiniCRM.

Vaihe 1: Määritä vaiheesi (4–6 riittää)

Ajattele myyntiputkeasi muutamana selkeänä askeleena:

Uusi liidi → Kvalifioitu → Tarjous → Sitoutunut → Voitettu/Hävitty

Poistumiskriteerit = mitä tarvitaan siirtymiseen eteenpäin. Tee [Toimenpide] + vahvista [Tiedot].

Esimerkki: Siirrä “Kvalifioitu”-vaiheeseen vasta, kun olette puhuneet puhelimessa JA budjetti + aikataulu on vahvistettu.

Yleinen kompastuskivi: Liian monta vaihetta = sekavuus. Ei “seuraavaa toimenpidettä” = unohtuneet kaupat.

Taulukossa

Lisää Vaihe-pudotusvalikko. Lisää sarakkeet “Seuraava toimenpide” + “Eräpäivä”. Korosta myöhässä olevat ehdollisella muotoilulla. ➜ Toimii… mutta vain, jos muistat tarkistaa taulukon joka päivä.

MiniCRM:ssä

Mukauta vaiheet prosessisi mukaan. Kirjaa “Seuraava toimenpide” -tehtävät suoraan kaupoille automaattisilla muistutuksilla. Raportit näyttävät summat vaiheittain, joten näet heti, mikä on kunnossa ja mikä jumissa.

Vaihe 2: Vakioi tiedot ja omistajuus

Pidä vain välttämättömät: Yritys, Kontakti, Sähköposti, Puhelin, Omistaja, Lähde, Arvo, Viimeisin aktiviteetti, Seuraava toimenpide.

Sääntö: Jokaisella kaupalla on omistaja. “Omistajaton” = unohdettu.

Yleinen kompastuskivi: Duplikaatit ja epäselvyys siitä, “kuka omistaa mitä”.

Taulukossa

Yksi työkirja kontakteille ja aktiviteeteille/tehtäville. Määritä jokaiselle liidille vastuuhenkilö. Tarkista edistyminen päivittäin/viikoittain. Haavoittuva: altis versiosotkulle ja copy‑paste‑virheille.

MiniCRM:ssä

Yksi keskitetty rekisteri kontakteille, kaupoille, sähköposteille ja laskuille. Ei jakamattomia liidejä. Määritä, kuka saa liidit eri lähteistä. Käytä suodatettuja listoja, “Tänään”-näkymää ja raportteja tehokkaisiin viikoittaisiin tsekkauksiin.

Vaihe 3: Tallenna jokainen liidi lähteellä

Liidejä tulee verkkolomakkeista, sähköpostista, puheluista, tapahtumista… jos hajautat ne, osa katoaa.

Taulukossa

Yhdistä Google-lomake manuaalista syöttöä vähentääksesi. Haittapuoli: puhelut ja sähköpostiketjut jäävät ulkopuolelle → konteksti on heikko.

MiniCRM:ssä

Verkkolomakkeet vievät liidit suoraan putkeen. Gmail-/Outlook-synkronointi pitää keskustelut mukana. Kalenteri + mobiilisovellus = tiedot talteen liikkeellä. ➜ Konteksti seuraa asiakasta, ei postilaatikoita.

Vaihe 4: Luo seurantarytmi

Kaupat eivät kaadu torjuntaan, vaan hiljaisuuteen. Yksinkertainen tahti:

• Päivä 0 = vastaa
• Päivä 2 = ota yhteyttä
• Päivä 7 = seuraa
• Päivä 14 = viimeinen yritys

Kirjaa aina seuraava toimenpide.

Yleinen kompastuskivi: Luottaminen muistiin — se ei toimi.

Taulukossa

Seuraa tehtäviä Tehtävät-välilehdellä (Tila + Eräpäivä). Suodata myöhässä olevat + seuraavat 7 päivää. Silti manuaalista — vaatii päivittäisen tarkistelutavan.

MiniCRM:ssä

Tehtävät ja muistutukset ovat automaattisia. Päivittäinen “Tänään”-näkymä näyttää erääntyvät. Hälytykset estävät lipsahdukset. Sähköpostit/muistiinpanot kirjautuvat automaattisesti → konteksti ei katoa.

Vaihe 5: Viikoittainen myyntiputken katsaus

Käytä 20 minuuttia viikossa tarkistaaksesi:

• Uudet liidit tällä viikolla
• Jumissa olevat kaupat
• Ennuste: mikä on sulkeutumassa
• Jokaisella kaupalla on seuraava toimenpide + omistaja

Taulukossa

Nopea pivotointi vaiheen ja omistajan mukaan. Tilannekuva ok, mutta ennustaminen heikkoa.

MiniCRM:ssä

Sisäänrakennetut raportit = vaihekonversiot, putken koko, ennusteet. Suljettu→Lasku muutamalla klikkauksella, ja projekti-/kanban-työkalut sujuvoittavat luovutuksen.

Päivittäinen 15 minuutin rytmi

• Triage Tänään: hoida myöhässä ja erääntyvät tehtävät
• Kirjaa jokainen puhelu/sähköposti/tapaaminen
• Etsi säröjä: “Ei seuraavaa toimenpidettä” → korjaa heti

Toimi näin, etkä enää koskaan hukkaa yhtään kauppaa.

MiniCRM-pikakäynnistys 60 minuutissa

1. Määritä 4–6 vaihetta (poistumissäännöillä)
2. Siivoa taulukko + poista duplikaatit
3. Luo MiniCRM-tili → tuo kaupat → määritä omistajat
4. Lisää verkkolomake + testiliidi
5. Tallenna 3 näkymää: Myöhässä, Uudet liidit, Sulkeutuu pian

Valmista — sinulla on toimiva myyntiprosessi jo ensimmäisenä päivänä!