Cómo organizar las interacciones con clientes con una hoja de cálculo

Esta es una guía de amigo a amigo. Si aún no estás listo para un CRM, aquí tienes la configuración más simple que realmente funciona, te evita vivir apagando fuegos y te facilita pasar a MiniCRM más adelante—sin reconstruirlo todo.

Por qué las hojas de cálculo hacen que se te escapen los seguimientos

Los datos se dispersan entre correos, archivos y notas adhesivas, así que pierdes el momento y el contexto.
Caos de versiones: un archivo se convierte en cinco; nadie está seguro de cuál es el último.
La falta de estandarización dificulta buscar y filtrar.
Riesgos de RGPD si los datos de clientes están en archivos sin protección.

La configuración de 2 pestañas (manténlo simple)

Pestaña 1: Clientes
Pestaña 2: Registro de actividad

Opcional: una pestaña de opciones desplegables para validación de datos. Y listo.

Descargar hoja de cálculo de ejemplo

Pestaña de opciones desplegables

StatusOptions: Nuevo, En curso, Ganado, Perdido
ActivityTypeOptions: Llamada, Correo, Reunión, Nota
TaskStatusOptions: Abierta, Completada, Aplazada
OwnerOptions: correos del equipo
SourceOptions: Sitio web, Contacto directo, Facebook, etc.
UniqueClients: =UNIQUE(Customers!A2:A)

Pestaña 1: Clientes

Encabezados:

Company, FirstName, LastName, Email, Phone, Source, Owner, Status, DealAmount, CloseDate, LastInteraction

Con la ayuda de la validación de datos te aseguras de que el documento esté estandarizado y puedas filtrar y buscar información fácilmente.

Filtros rápidos que realmente usarás

Filtra Status = New y ordena por LastInteraction (los más antiguos primero).
Filtra Owner = mi email para ver mi lista de hoy. Cada colega puede filtrar su propia vista.

Pestaña 2: Actividad

Encabezados:

Client, Task, Date, Owner, Type, TaskStatus, Note

Rutinas sencillas

Diario

Añade los puntos de contacto de hoy en Actividad
Revisa tareas Open ≤ hoy

Semanal

Haz seguimiento a oportunidades estancadas
Revisa duplicados

Mensual

Revisa la coherencia de las listas desplegables

Fundamentos seguros y conformes

Guarda el archivo en una unidad compartida con historial de versiones
Restringe el acceso y usa MFA
Datos mínimos en Notas; evita información sensible

Cuando esta configuración llega a su límite

Recordatorios manuales, contexto perdido en las bandejas de entrada, poca visibilidad en traspasos y dolores al estimar pronósticos indican que es momento de más automatización.

Por qué y cuándo cambiar

Si haces desduplicación cada semana, te pones recordatorios manuales y persigues el contexto — es momento de considerar MiniCRM.