Guía para pequeñas empresas para dejar la hoja de cálculo: 5 pasos para organizar los datos de clientes

Probablemente estés lidiando con varias versiones de “la” hoja de cálculo, un montón de hilos de correo y notas en la libreta de alguien. Los leads se escapan. Se pasan por alto recordatorios. Y si la persona que “conoce el archivo” está enferma, los seguimientos se detienen por completo. Esta guía muestra un camino sencillo y de bajo riesgo para pasar de hojas desordenadas a un sistema compartido y organizado, sin el coste ni la complejidad que temes.

Paso 1: Mapea lo que tienes (y lo que realmente importa)

Identifica tus fuentes de datos: hojas de cálculo, exportaciones de email, formularios, cuadernos.
Decide los campos imprescindibles: Company, Contact Name, Email, Phone, Owner, Source, Deal/Opportunity, Stage, Value, Last Activity, Next Step/Date, Consent.
Estandariza las etiquetas: una convención de nombres para etapas, fuentes y estados.
Asigna responsabilidad: una única “responsable de datos” mantiene la estructura y la nomenclatura.

Paso 2: Limpia y estandariza antes de importar

Funde y elimina duplicados en una lista maestra.
Corrige el formato: teléfonos, separa nombres, normaliza etapas.
Comprobación de coherencia: rellena vacíos en campos críticos.

Estandariza los números de teléfono

=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9+]","")

Divide los nombres

FirstName:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"^\S+")),")

LastName:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"\S+$")),")

Normaliza las etapas

=SWITCH(LOWER(TRIM(A6)),
"new","New lead",
"qualified","Qualified",
"qual","Qualified",
"proposal","Proposal",
"prop","Proposal",
"won","Won",
"closed won","Won",
"lost","Lost",
"closed lost","Lost"
)

Comprobación de coherencia de los datos

Paso 3: Elige un CRM sencillo que encaje hoy (y pueda crecer mañana)

Importación CSV para una configuración rápida.
Pipeline/tareas personalizables.
Un panel para todo.
Listo para RGPD y más seguro.

Mitos en los que quizá crees

“Somos demasiado pequeños para un CRM.” — los equipos pequeños son los que más se benefician.
“Los CRM son demasiado complejos.” — los modernos son ligeros y asequibles.

Elección práctica: Empieza con un plan sencillo que cubra contactos, oportunidades, tareas e informes. Añade automatización más adelante.

Paso 4: Importa y estructura para asegurar el seguimiento

Configura 4–6 etapas claras del pipeline.
Importa los datos depurados y asigna propietarios.
Crea vistas de trabajo: Atrasadas, Nuevos leads, Cierre próximo.
Usa formularios web para captar leads entrantes.
Cada oportunidad tiene propietario + tarea del siguiente paso.

Paso 5: Haz que perdure con un ritmo semanal ligero

Diario

Trabaja tareas, registra notas, define siguientes pasos (15m).

Semanal

Revisión de equipo: mueve oportunidades, elimina duplicados, reasigna (30‑45m).

Mensual

Revisa informes, ajusta etapas, corrige consistencia (30m).

Lista de verificación de inicio rápido de dos horas

20 min: Limpia la hoja de cálculo.
15 min: Define etapas/campos.
20 min: Importa contactos y oportunidades.
15 min: Crea tres vistas clave.
20 min: Añade/prueba un formulario de lead.
30 min: Recorrido rápido con el equipo.

Cómo esto soluciona los problemas de las hojas de cálculo

Fuente única de la verdad.
Seguimientos previsibles.
Visibilidad compartida del pipeline.
Escala sin complejidad.

Próximo paso: pásate de la hoja de cálculo a MiniCRM en 60 minutos

Crea la cuenta de MiniCRM y exporta CSV.
Importa contactos/oportunidades con propietarios.
Personaliza etapas y campos.
Añade un formulario web.
Crea filtros semanales (Oportunidades abiertas, Tareas atrasadas).
Envía tu primer email desde MiniCRM.
Activa la facturación para convertir más rápido.
Añade el campo de consentimiento para RGPD.

Por qué moverte ahora

Deja de apagar fuegos → seguimiento consistente.
Empieza pequeño, crece hacia la automatización.

Empieza con MiniCRM Go para dejar atrás las hojas de cálculo. Luego amplía a Go Big (automatización, extensiones, facturación) para que tu sistema escale sin fricciones.