Tu primer proceso de ventas: guía paso a paso para quienes no son de ventas
Una guía inicial paso a paso para quienes no son de ventas
Si tu “proceso de ventas” vive en bandejas de entrada, hojas de cálculo y la memoria… no es de extrañar que se te pasen los seguimientos y que las oportunidades se estanquen.
- Las hojas de cálculo no pueden avisarte con recordatorios.
- Las notas en archivos sueltos desaparecen cuando alguien está de baja.
- Las previsiones se convierten en “corazonadas” en lugar de hechos.
No necesitas ser un gurú de ventas para arreglarlo. Solo necesitas un proceso simple y repetible — y, idealmente, un sistema que te mantenga constante.
Aquí tienes la comparación lado a lado: apaños con hojas de cálculo vs. MiniCRM.
Paso 1: Define tus etapas (con 4–6 basta)
Piensa en tu embudo como unos pocos pasos claros:
Nuevo lead → Calificado → Propuesta → Comprometido → Ganado/Perdido
Criterios de salida = qué califica para avanzar. Haz [Actividad] + Confirma [Información].
Ejemplo: Pasa a “Calificado” solo cuando hayas tenido una llamada Y confirmado presupuesto + plazo.
Fallo común: Demasiadas etapas = confusión. Sin “próximo paso” = oportunidades olvidadas.
En una hoja de cálculo
Añade un desplegable de Etapa. Agrega columnas para “Próximo paso” + “Fecha de vencimiento”. Usa formato condicional para resaltar vencidos. ➜ Funciona… pero solo si recuerdas revisar la hoja todos los días.
En MiniCRM
Personaliza las etapas para que coincidan con tu proceso. Registra las tareas de “Próximo paso” directamente en las oportunidades con recordatorios automáticos. Los informes muestran totales por etapa para que veas al instante qué está saludable y qué está atascado.
Paso 2: Estandariza datos y propiedad
Conserva solo lo imprescindible: Empresa, Contacto, Email, Teléfono, Propietario, Fuente, Valor, Última actividad, Próximo paso.
Regla: Toda oportunidad tiene un propietario. “Sin propietario” = olvidada.
Fallo común: Duplicados y ambigüedad sobre “quién es dueño de qué”.
En una hoja de cálculo
Un libro con Contactos + Actividad/Tareas. Asigna cada lead a alguien. Revisa el progreso a diario/semanal. Frágil: propenso al caos de versiones y a errores de copiar‑pegar.
En MiniCRM
Un registro central para contactos, oportunidades, emails y facturas. Nada de leads sin asignar. Decide quién recibe los leads de cada fuente. Usa listas filtradas + la “Vista de hoy” + informes para revisiones semanales eficientes.
Paso 3: Captura cada lead en el origen
Los leads llegan de formularios web, email, llamadas telefónicas, eventos… si los dispersas, perderás algunos.
En una hoja de cálculo
Conecta un Formulario de Google para reducir la entrada manual. Desventaja: las llamadas y los hilos de email quedan fuera → poco contexto.
En MiniCRM
Los formularios web envían los leads directamente al embudo. La sincronización con Gmail/Outlook continúa las conversaciones. Calendario + app móvil = capturar información en movimiento. ➜ El contexto sigue al cliente, no a las bandejas de entrada.
Paso 4: Define un ritmo de seguimiento
Las oportunidades no mueren por rechazo, mueren por silencio. Cadencia simple:
- Día 0 = responder
- Día 2 = contactar
- Día 7 = dar seguimiento
- Día 14 = intento final
Registra siempre un paso futuro.
Fallo común: Confiar en la memoria — no lo harás.
En una hoja de cálculo
Lleva las tareas en una pestaña de Tareas (Estado + Fecha de vencimiento). Filtra por vencidas + próximos 7 días. Sigue siendo manual — requiere el hábito de revisar a diario.
En MiniCRM
Las tareas y recordatorios son automáticos. La “Vista de hoy” diaria muestra lo pendiente. Las alertas evitan olvidos. Emails/notas se registran automáticamente → sin pérdida de contexto.
Paso 5: Revisión semanal del embudo
Dedica 20 minutos semanales a revisar:
- Nuevos leads de esta semana
- Oportunidades atascadas
- Previsión de lo que está por cerrar
- Que cada oportunidad tenga próximo paso + propietario
En una hoja de cálculo
Tabla dinámica rápida por etapa + propietario. Foto fija aceptable pero previsión débil.
En MiniCRM
Informes incorporados = conversión por etapa, tamaño del embudo, previsiones. De Cerrado→Factura en unos clics, y las herramientas de proyectos/kanban suavizan la entrega.
El ritmo diario de 15 minutos
- Triaje de hoy: despeja lo vencido y lo que vence hoy
- Registra cada llamada/email/reunión
- Detecta grietas: “Sin próximo paso” → corrígelo de inmediato
Haz esto y no volverás a perder el hilo de una oportunidad.
Tu inicio rápido de 60 minutos con MiniCRM
- Define 4–6 etapas (con reglas de salida)
- Limpia la hoja de cálculo y elimina duplicados
- Crea tu cuenta de MiniCRM → importa oportunidades → asigna propietarios
- Añade un formulario en la web + un lead de prueba
- Guarda 3 vistas: Vencidas, Nuevos leads, Cierre próximo
Listo — tienes un proceso de ventas funcionando desde el primer día.