So organisieren Sie Kund:innen-Interaktionen mit einer Tabelle

Das ist ein Leitfaden auf Augenhöhe. Wenn Sie noch nicht bereit für ein CRM sind, ist dies die einfachste Lösung, die wirklich funktioniert, Sie aus dem Feuerwehrmodus heraushält und den Umstieg auf MiniCRM später spielend leicht macht – ohne alles neu aufzubauen.

Warum Tabellen Nachfassaktionen entgleiten lassen

Daten verteilen sich über E-Mails, Dateien und Haftnotizen – Timing und Kontext gehen verloren.
Versionschaos: Aus einer Datei werden fünf; niemand weiß, welche die neueste ist.
Fehlende Standardisierung macht Suchen/Filtern schwierig.
DSGVO-Risiken, wenn Kund:innendaten in ungesicherten Dateien liegen.

Das 2‑Tab-Setup (einfach halten)

Tab 1: Kund:innen
Tab 2: Aktivitätenprotokoll

Optional: ein Tab mit Dropdown-Optionen für die Datenvalidierung. Das war’s.

Beispiel-Tabelle herunterladen

StatusOptions: Neu, In Bearbeitung, Gewonnen, Verloren
ActivityTypeOptions: Anruf, E-Mail, Termin, Notiz
TaskStatusOptions: Offen, Erledigt, Verzögert
OwnerOptions: Team-E-Mail-Adressen
SourceOptions: Website, Direkter Kontakt, Facebook, usw.
UniqueClients: =UNIQUE(Customers!A2:A)

Tab 1: Kund:innen

Spaltenüberschriften:

Company, FirstName, LastName, Email, Phone, Source, Owner, Status, DealAmount, CloseDate, LastInteraction

Mit der Datenvalidierung stellen Sie sicher, dass das Dokument standardisiert ist, und Sie können darin Informationen mühelos filtern und finden.

Schnellfilter, die Sie wirklich nutzen

Filter Status = New und nach LastInteraction sortieren (älteste zuerst).
Filter Owner = me, um meine Liste für heute zu sehen. Alle Kolleg:innen können ihre eigene Ansicht filtern.

Tab 2: Aktivitäten

Spaltenüberschriften:

Client, Task, Date, Owner, Type, TaskStatus, Note

Einfache Routinen

Täglich

Heutige Kontaktpunkte im Tab Aktivitäten hinzufügen
Offene Aufgaben ≤ heute prüfen

Wöchentlich

Bei überfälligen Deals nachfassen
Auf Duplikate prüfen

Monatlich

Dropdown-Listen auf Konsistenz prüfen

Sichere und konforme Grundlagen

Datei auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk mit Versionsverlauf speichern
Zugriff beschränken und MFA nutzen
Nur minimale Daten in Notizen, sensible Informationen vermeiden

Wenn dieses Setup an seine Grenzen kommt

Manuelle Erinnerungen, verlorener Kontext in Posteingängen, eingeschränkte Sichtbarkeit bei Übergaben und Schwierigkeiten in der Prognose sind klare Signale: Es ist Zeit für mehr Automatisierung.

Warum und wann Sie wechseln sollten

Wenn Sie wöchentlich deduplizieren, sich selbst manuell erinnern und ständig Kontext hinterherjagen – ist es Zeit, MiniCRM in Betracht zu ziehen.