Der Leitfaden für kleine Unternehmen zum Abschied von Tabellen: 5 Schritte zu organisierten Kundendaten

Wahrscheinlich jonglieren Sie mit mehreren Versionen „der“ Tabelle, einem Haufen E‑Mail‑Threads und Notizen in irgendeinem Notizbuch. Leads gehen verloren. Erinnerungen werden übersehen. Und wenn die eine Person, die „die Datei kennt“, krank ist, kommen Follow‑ups komplett ins Stocken. Dieser Leitfaden zeigt einen einfachen, risikoarmen Weg von chaotischen Tabellen zu einem organisierten, gemeinsamen System – ohne die Kosten oder Komplexität, vor denen Sie sich sorgen.

Schritt 1: Bestandsaufnahme machen (und klären, was wirklich zählt)

• Finden Sie Ihre Datenquellen: Tabellen, E‑Mail‑Exporte, Formular‑Eingaben, Notizbücher.
• Definieren Sie Muss‑Felder: Company, Contact Name, Email, Phone, Owner, Source, Deal/Opportunity, Stage, Value, Last Activity, Next Step/Date, Consent.
• Begriffe standardisieren: Eine einheitliche Benennung für Phasen, Quellen und Status.
• Verantwortung festlegen: Eine Person als „Data Owner“ pflegt Struktur und Benennungen.

Schritt 2: Bereinigen und standardisieren Sie vor dem Import

1. Zusammenführen und Duplikate entfernen – eine Masterliste erstellen.
2. Formate korrigieren: Telefonnummern, Namen aufteilen, Phasen normalisieren.
3. Plausibilitätsprüfung: Lücken in kritischen Feldern schließen.

Telefonnummern standardisieren

=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9+]","")

Namen aufteilen

Vorname:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"^\S+")),")

Nachname:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"\S+$")),")

Phasen normalisieren

=SWITCH(LOWER(TRIM(A6)),
"new","New lead",
"qualified","Qualified",
"qual","Qualified",
"proposal","Proposal",
"prop","Proposal",
"won","Won",
"closed won","Won",
"lost","Lost",
"closed lost","Lost"
)

Daten-Plausibilitätsprüfung

Schritt 3: Wählen Sie ein einfaches CRM, das heute passt – und morgen mitwächst

• CSV‑Import für die schnelle Einrichtung.
• Anpassbare Pipeline und Aufgaben.
• Ein Dashboard für alles.
• DSGVO‑konform und sicherer.

Mythen, die Sie vielleicht glauben

• „Wir sind zu klein für ein CRM.“ — Gerade kleine Teams profitieren am meisten.
• „CRMs sind zu komplex.“ — Moderne Lösungen sind leichtgewichtig und bezahlbar.

Praktische Empfehlung: Starten Sie mit einem einfachen Plan für Kontakte, Deals, Aufgaben und Reporting. Automatisierungen können Sie später hinzufügen.

Schritt 4: Importieren und für konsequente Nachverfolgung strukturieren

• 4–6 klare Pipeline‑Phasen einrichten.
• Bereinigte Daten importieren, Verantwortliche zuweisen.
• Arbeitsansichten erstellen: Überfällig, Neue Leads, Kurz vor Abschluss.
• Webformulare verwenden, um eingehende Leads zu erfassen.
• Jeder Deal hat eine:n Verantwortliche:n plus eine Aufgabe für den nächsten Schritt.

Schritt 5: Mit einem leichten Wochenrhythmus zur Gewohnheit machen

Täglich

• Aufgaben bearbeiten, Notizen protokollieren, nächste Schritte festlegen (15 Min.).

Wöchentlich

• Team‑Review: Deals verschieben, Duplikate entfernen, neu zuweisen (30–45 Min.).

Monatlich

• Reports prüfen, Phasen optimieren, Konsistenz verbessern (30 Min.).

2‑Stunden‑Schnellstart‑Checkliste

• 20 Min.: Tabelle bereinigen.
• 15 Min.: Phasen/Felder definieren.
• 20 Min.: Kontakte & Deals importieren.
• 15 Min.: Drei Kernansichten erstellen.
• 20 Min.: Lead‑Formular hinzufügen/testen.
• 30 Min.: Kurzer Team‑Rundgang.

So beheben Sie die Probleme mit Tabellen

• Eine zentrale, verlässliche Datenbasis.
• Planbare Follow‑ups.
• Gemeinsame Sichtbarkeit in der Pipeline.
• Skaliert ohne Komplexität.

Nächster Schritt: In 60 Minuten von der Tabelle zu MiniCRM wechseln

• MiniCRM‑Konto erstellen & CSV exportieren.
• Kontakte/Deals mit Verantwortlichen importieren.
• Phasen & Felder anpassen.
• Ein Webformular hinzufügen.
• Wöchentliche Filter erstellen (Offene Deals, Überfällige Aufgaben).
• Senden Sie Ihre erste E‑Mail in MiniCRM.
• Rechnungsstellung aktivieren, um schneller abzuschließen.
• Einwilligungsfeld für die DSGVO hinzufügen.

Warum jetzt wechseln

• Weg vom Feuerlöschen → konsequentes Follow‑up.
• Klein starten, in Automatisierung hineinwachsen.

Starten Sie mit MiniCRM Go, um Tabellen hinter sich zu lassen. Erweitern Sie anschließend auf Go Big (Automatisierung, Erweiterungen, Rechnungsstellung), damit Ihr System reibungslos skaliert.