Ihr erster Vertriebsprozess: Eine Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung für Nicht‑Vertriebler:innen

Eine Schritt‑für‑Schritt‑Starthilfe für Nicht‑Vertriebler:innen

Wenn Ihr „Vertriebsprozess“ in Posteingängen, Tabellen und dem Gedächtnis lebt … kein Wunder, dass Follow-ups untergehen und Deals ins Stocken geraten.

• Tabellen erinnern Sie nicht automatisch.
• Notizen in beliebigen Dateien verschwinden, wenn jemand krank ist.
• Forecasts werden zum Bauchgefühl statt zu Fakten.

Sie müssen kein Vertriebsprofi sein, um das zu beheben. Sie brauchen nur einen einfachen, wiederholbaren Prozess – und idealerweise ein System, das Sie konsequent hält.

Hier der direkte Vergleich: Tabellen‑Hacks vs. MiniCRM.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Phasen (4–6 reichen)

Denken Sie an Ihre Pipeline als einige wenige klare Schritte:

Neuer Lead → Qualifiziert → Angebot → Zugesagt → Gewonnen/Verloren

Exit‑Kriterien = Was qualifiziert für den nächsten Schritt. [Activity] ausführen + [Info] bestätigen.

Beispiel: Wechseln Sie erst zu „Qualifiziert“, wenn Sie ein Telefonat geführt UND Budget + Zeitplan bestätigt haben.

Häufiger Fehler: Zu viele Phasen = Verwirrung. Kein „Nächster Schritt“ = vergessene Deals.

In einer Tabelle

Fügen Sie ein Dropdown „Phase“ hinzu. Ergänzen Sie Spalten für „Nächster Schritt“ + „Fällig am“. Nutzen Sie bedingte Formatierung, um Überfälliges hervorzuheben. ➜ Funktioniert … aber nur, wenn Sie die Tabelle täglich prüfen.

In MiniCRM

Passen Sie Phasen an Ihren Prozess an. Protokollieren Sie Aufgaben zum „Nächsten Schritt“ direkt am Deal mit automatischen Erinnerungen. Berichte zeigen Summen je Phase, damit Sie sofort sehen, was gesund ist – und was festhängt.

Schritt 2: Standardisieren Sie Daten + Zuständigkeiten

Nur das Nötigste behalten: Unternehmen, Kontakt, E‑Mail, Telefon, Inhaber:in, Quelle, Wert, Letzte Aktivität, Nächster Schritt.

Regel: Jeder Deal hat eine:n Inhaber:in. „Ohne Inhaber:in“ = vergessen.

Häufiger Fehler: Duplikate + Unklarheit, wer wofür zuständig ist.

In einer Tabelle

Eine Arbeitsmappe mit Kontakte + Aktivitäten/Aufgaben. Weisen Sie jede:n Lead jemandem zu. Prüfen Sie den Fortschritt täglich/wöchentlich. Fragil: anfällig für Versionschaos + Copy‑&‑Paste‑Fehler.

In MiniCRM

Ein zentraler Datensatz für Kontakte, Deals, E‑Mails & Rechnungen. Keine unzugewiesenen Leads. Legen Sie fest, wer Leads aus verschiedenen Quellen erhält. Nutzen Sie gefilterte Listen + „Heute‑Ansicht“ + Berichte für effiziente wöchentliche Check‑ins.

Schritt 3: Erfassen Sie jeden Lead an der Quelle

Leads kommen über Website‑Formulare, E‑Mail, Anrufe, Events … wenn Sie sie verstreuen, gehen welche verloren.

In einer Tabelle

Verbinden Sie ein Google‑Formular, um manuelle Eingaben zu reduzieren. Nachteil: Anrufe + E‑Mail‑Verläufe bleiben draußen → wenig Kontext.

In MiniCRM

Webformulare bringen Leads direkt in die Pipeline. Gmail-/Outlook‑Synchronisierung führt Gespräche fort. Kalender + Mobile‑App = Infos unterwegs erfassen. ➜ Der Kontext folgt der/dem Kund:in, nicht den Posteingängen.

Schritt 4: Legen Sie einen Follow‑up‑Rhythmus fest

Deals sterben selten an Absagen, sondern an Funkstille. Ein einfacher Rhythmus:

• Tag 0 = antworten
• Tag 2 = nachfassen
• Tag 7 = folgen
• Tag 14 = letzter Versuch

Immer einen zukünftigen Schritt protokollieren.

Häufiger Fehler: Auf das Gedächtnis verlassen — das klappt nicht.

In einer Tabelle

Verfolgen Sie Aufgaben in einem Aufgaben‑Tab (Status + Fällig am). Filtern Sie nach überfällig + nächste 7 Tage. Bleibt manuell — erfordert die Gewohnheit der täglichen Durchsicht.

In MiniCRM

Aufgaben + Erinnerungen laufen automatisch. Die tägliche „Heute��Ansicht“ zeigt, was fällig ist. Alerts verhindern Ausrutscher. E‑Mails/Notizen werden automatisch protokolliert → kein Kontextverlust.

Schritt 5: Wöchentlicher Pipeline‑Check

Nehmen Sie sich wöchentlich 20 Minuten, um Folgendes zu prüfen:

• Neue Leads dieser Woche
• Feststeckende Deals
• Forecast, was bald abschließt
• Jeder Deal hat einen nächsten Schritt + eine:n Inhaber:in

In einer Tabelle

Schnelle Auswertung (Pivot) nach Phase + Inhaber:in. Momentaufnahme okay, aber schwache Prognosen.

In MiniCRM

Integrierte Berichte = Phasen‑Konversion, Pipeline‑Größe, Forecasts. Gewonnen → Rechnung mit wenigen Klicks, plus Projekt-/Kanban‑Tools für eine reibungslose Übergabe.

Der tägliche 15‑Minuten‑Rhythmus

• Heute priorisieren: Überfällige + fällige Aufgaben klären
• Jeden Anruf/E‑Mail/Termin protokollieren
• Auf Lücken prüfen: „Kein Nächster Schritt“ → sofort beheben

Tun Sie das, und Sie verlieren nie wieder einen Deal aus den Augen.

Ihr 60‑Minuten‑Schnellstart mit MiniCRM

1. Definieren Sie 4–6 Phasen (mit Exit‑Regeln)
2. Tabelle bereinigen + Duplikate entfernen
3. MiniCRM‑Konto erstellen → Deals importieren → Inhaber:innen zuweisen
4. Website‑Formular hinzufügen + Test‑Lead erfassen
5. 3 Ansichten speichern: Überfällig, Neue Leads, Schließt bald

Fertig — Sie haben am ersten Tag einen funktionierenden Vertriebsprozess!