Små virksomheders guide til at droppe regnearket: 5 trin til organiserede kundedata

Du jonglerer sandsynligvis med et par versioner af “det” regneark, en bunke e-mailtråde og noter i nogens notesbog. Kundeemner glider. Påmindelser bliver overset. Og hvis den ene person, der “kender filen”, er syg, går opfølgninger helt i stå. Denne guide viser en enkel, lavrisikovej fra rodede ark til et organiseret, delt system—uden de omkostninger eller den kompleksitet, du frygter.

Trin 1: Kortlæg det, du har (og hvad der virkelig betyder noget)

• Find dine datakilder: regneark, e-maileksporter, formularindsendelser, notesbøger.
• Afgør must-have felter: Company, Contact Name, Email, Phone, Owner, Source, Deal/Opportunity, Stage, Value, Last Activity, Next Step/Date, Consent.
• Standardisér etiketter: én navngivningskonvention for stadier, kilder, statuser.
• Tildel ejerskab: én “dataejer” vedligeholder struktur og navngivning.

Trin 2: Rens og standardisér, før du importerer

1. Flet og deduplikér til én masterliste.
2. Ret formater: telefonnumre, opdel navne, normalisér stadier.
3. Kvalitetstjek: udfyld mangler i kritiske felter.

Standardisér telefonnumre

=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9+]","")

Opdel navne

FirstName:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"^\S+")),")

LastName:

=IFERROR(PROPER(REGEXEXTRACT(TRIM(A2),"\S+$")),")

Normalisér stadier

=SWITCH(LOWER(TRIM(A6)),
"new","New lead",
"qualified","Qualified",
"qual","Qualified",
"proposal","Proposal",
"prop","Proposal",
"won","Won",
"closed won","Won",
"lost","Lost",
"closed lost","Lost"
)

Kvalitetstjek data

Trin 3: Vælg et enkelt CRM, der passer i dag (og kan vokse i morgen)

• CSV-import til hurtig opsætning.
• Tilpasselig pipeline/opgaver.
• Ét dashboard til det hele.
• GDPR‑klar og sikrere.

Myter du måske tror på

• “Vi er for små til et CRM.” — små teams får mest ud af det.
• “CRM’er er for komplekse.” — moderne er lette og overkommelige i pris.

Praktisk valg: Start med en enkel plan, der dækker kontakter, salgsmuligheder, opgaver og rapportering. Tilføj automatisering senere.

Trin 4: Importér og strukturér til konsekvent opfølgning

• Opsæt 4–6 klare pipelinestadier.
• Importér rensede data, tildel ansvarlige.
• Opret arbejdsvisninger: Forfaldne, Nye kundeemner, Lukker snart.
• Brug webformularer til at indfange indgående kundeemner.
• Hver salgsmulighed har en ansvarlig + en opgave for næste skridt.

Trin 5: Få det til at hænge fast med en let ugentlig rytme

Dagligt

• Arbejd dine opgaver, log noter, sæt næste skridt (15 min).

Ugentligt

• Teamgennemgang: flyt salgsmuligheder, deduplikér, omfordel (30‑45 min).

Månedligt

• Gennemgå rapporter, justér stadier, ret konsistensfejl (30 min).

2-timers hurtigstart-tjekliste

• 20 min: Rens regneark.
• 15 min: Definér stadier/felter.
• 20 min: Importér kontakter og salgsmuligheder.
• 15 min: Opret tre kernevisninger.
• 20 min: Tilføj/test en webformular til leads.
• 30 min: Hurtig teamgennemgang.

Sådan løser dette dine udfordringer med regneark

• Én version af sandheden.
• Forudsigelig opfølgning.
• Delt overblik over pipeline.
• Skalerer uden kompleksitet.

Næste skridt: Flyt fra regneark til MiniCRM på 60 minutter

• Opret MiniCRM-konto og eksporter CSV.
• Importér kontakter/salgsmuligheder med ansvarlige.
• Tilpas stadier og felter.
• Tilføj en webformular.
• Opret ugentlige filtre (Åbne salgsmuligheder, Forfaldne opgaver).
• Send din første e-mail i MiniCRM.
• Aktivér fakturering for at konvertere hurtigt.
• Tilføj samtykkefelt for GDPR.

Hvorfor flytte nu

• Stop brandslukning → konsekvent opfølgning.
• Start småt, voks ind i automatisering.

Start med MiniCRM Go for at lægge regneark bag dig. Udvid derefter til Go Big (automatisering, udvidelser, fakturering), så dit system skalerer gnidningsfrit.