Hold det lovligt: En enkel guide til EU-datasikkerhed (GDPR)

En enkel guide til EU-datasikkerhed (GDPR) for små virksomheder. Hvis du driver en lille virksomhed, der arbejder med kunder — service, engros, byggeri, B2B, hvad som helst — håndterer du mere persondata, end du tror: navne, e-mails, telefonnumre, fakturaer og noter.

De fleste opbevarer det spredt i regneark, indbakker, bærbare computere eller tilfældige PDF‑fakturaer. Det føles “sikkert”, fordi det er lokalt, men realiteten er:

• Det er rodet — du ved aldrig, hvem der har den seneste version.
• Det er usikkert — alle kan kopiere eller videresende et regneark.
• Det er risikabelt — GDPR forventer, at du ved, hvor data er, hvorfor du har dem, og hvem der kan se dem.

Løsningen er ikke at oprette flere mapper. Det handler om at centralisere kundeinfo, organisere den klart og sætte værn omkring den.

Den no‑nonsense GDPR‑køreplan

Trin 1: Saml alle kundedata ét sted

Start med en audit: Hvor er dine kundedata lige nu? Regneark? E-mailkontakter? Visitikort i en skuffe? Saml det hele i én importfil.

Når data er centraliseret (og ikke gemmer sig rundt omkring i indbakker), kan du søge i dem, sikre dem og stole på dem.

Trin 2: Bevar kun det, du reelt har brug for

GDPR kalder dette dataminimering. I praksis betyder det blot, at du ikke skal hamstre data unødigt.

• Bevar standardoplysninger: navn, rolle, e‑mail, telefon, aftalestørrelse/status.
• Drop irrelevante ekstraoplysninger (“kan lide jazz”, “allergier”).
• Brug klare kategorier i stedet for fritekstnoter for bedre filtrering/søgning.

Mindre støj = mindre risiko.

Trin 3: Styr, hvem der ser hvad

Ikke alle behøver adgang til alting:

• Sælgere: kun deres egne kundeemner.
• Økonomi: kun fakturaer.
• Der er ikke behov for, at alle medarbejdere kan se private opkaldsnoter.

Rettigheder forhindrer fejl og beskytter fortrolige oplysninger.

Trin 4: Sikr logins — ikke laptops

De største risici er svage logins, mistede computere eller tidligere medarbejdere med gammel adgang — ikke “hackers in hoodies”.

• Aktivér tofaktorgodkendelse (2FA).
• Brug stærke, unikke adgangskoder.
• Fjern tidligere medarbejderes adgang hurtigt.

Gode systemer krypterer data automatisk. Delte regneark gør ikke.

Trin 5: Spor samtykke som en professionel

Hvis du sender nyhedsbreve eller marketing, skal du kunne bevise, at folk har givet samtykke:

• Brug webformularer med double opt‑in (bekræftelsesmail).
• Registrer hvornår og hvordan samtykke blev givet.
• Gør afmelding nem — og efterlev det.

Hvis du ikke kan dokumentere samtykke, bør du ikke sende e‑mails til dem.

Trin 6: Vær klar til kundehenvendelser

GDPR giver folk rettigheder: at se deres data, rette fejl eller blive slettet.

• Søg navn → eksporter data
• Rediger → synkroniseres øjeblikkeligt overalt
• Slet → fjern kontakt, men behold lovpligtige fakturaoptegnelser

Centraliserede data gør dette muligt; spredte filer gør det umuligt.

Trin 7: Foretag hygiejnetjek

Data bliver rodet over tid. Skab en rutine:

• Slet/arkivér gamle kontakter med få måneders mellemrum.
• Ryd op i dubletter.
• Gennemgå adgangsrettigheder.
• Kontrollér at mailinglister kun indeholder kunder med samtykke.

Trin 8: Få styr på papirarbejdet

Simpel dokumentation viser, at du tager compliance alvorligt:

• Privatlivspolitik på din hjemmeside.
• Databehandleraftaler med systemer/leverandører.
• Internt regelsæt for medarbejdere (“Vi bruger ét system; ingen sidelister”).

Ressourcer og skabeloner

• Skabelon til privatlivsmeddelelse (GDPR)
• Skabelon til databehandleraftale (GDPR)
• EDPB‑guide til små virksomheder

Hvorfor bruge MiniCRM til alt dette?

Du kan prøve at styre det hele med regneark og mapper… men et rigtigt CRM sparer tid og reducerer risiko. MiniCRM (hostet i EU og bygget med GDPR for øje) automatiserer meget af det:

• Alle kundedata ét sted
• Strukturerede felter og tags = rene, minimale poster
• Rettigheder → styr teamadgang
• Kryptering, backup, adgangslogge
• Samtykkesporing og afmeldingshåndtering
• Én‑klik‑eksporter til GDPR‑anmodninger
• Revisionsspor af opdateringer og logins

Hvis du er lille, kan et regneark være en start. Men når du vægter sikkerhed, klarhed og effektivitet — er MiniCRM det naturlige næste skridt.